Saisir un numéro de série exact

Comme il s’agit des données qui déterminent si un enregistrement s’affichera ou non dans une recherche du RENBIP, les noms des débiteurs et les numéros de série sont probablement les renseignements que vous devez saisir avec le plus de soin dans un enregistrement RENBIP ou comme critère de recherche. Voici des conseils pour vous aider à saisir des numéros de série exacts :

1.  Déterminez le type de bien grevé et le numéro de série approprié conformément aux règlements généraux de la loi SURBIP. Lisez les règlements et utilisez-les!

2.  Veuillez prendre note que les règlements de la loi SURBIP déterminent si un bien grevé doit être décrit sous la description générale du bien grevé ou en tant que bien doté d’un numéro de série. Par exemple, les biens de consommation, les équipements et les stocks sont régis par des règles différentes :

• les biens de consommation avec numéro de série doivent être entrés par numéro de série
• les équipements avec numéro de série peuvent être entrés par numéro de série ou sous la description générale de bien grevé
• les stocks qui sont des biens avec numéro de série doivent être entrés sous la description générale de bien grevé 

3.  Les règlements de la loi SURBIP prévoient que seuls les types de biens suivants sont considérés comme des « biens dotés d’un numéro de série » aux fins des enregistrements et des recherches dans le RENBIP :

• véhicules motorisés
• remorques
• maisons mobiles
• avions
• bateaux
• hors-bord

4.  En créant des enregistrements où les numéros de série ne sont entrés que là où cela est nécessaire, vous aurez plus de temps pour vous concentrer à rendre ces enregistrements de numéros de série plus exacts.

5.  Le numéro de série des voitures et des camions peut être facile à déterminer, comme le numéro d’identification de véhicule (NIV) qui se trouve sur le véhicule et dans les documents d’enregistrement de celui-ci, mais celui d’autres types de biens grevés peut poser problème. Assurez-vous d’utiliser les valeurs appropriées pour les tracteurs, les remorques, les maisons mobiles, les bateaux, les avions, etc. Consultez, par exemple, la section 25 des règlements généraux de la loi SURBIP du Nouveau-Brunswick.

6.  Si vous ne savez toujours pas quel numéro de série vous devez choisir lorsqu’il en existe plusieurs, vous pouvez ajouter plusieurs enregistrements de numéros de série à un enregistrement et effectuer des recherches multiples à partir des autres numéros de série.

7.  N’utilisez que des caractères alphanumériques (lettres et chiffres) lorsque vous entrez un numéro de série dans un enregistrement ou comme critère de recherche. Le RENBIP ne permet pas d’entrer des espaces, des traits d’union ou d’autres symboles.

8.  Vous pouvez utiliser des lettres minuscules et majuscules lorsque vous entrez un numéro de série dans un enregistrement ou comme critère de recherche. La casse sera ignorée pour déterminer les concordances presque parfaites. Par exemple, le critère de recherche « abc123 » affichera le numéro de série enregistré « ABC123 » comme concordance presque parfaite et inversement.

9.  Si possible, effectuez un copier-coller des numéros de série à partir des documents d’origine pour éviter les erreurs de frappe. Si le numéro de série source contient des caractères non alphanumériques comme des espaces, des traits d’union ou d’autres symboles, vous pourrez coller celui-ci dans le champ de numéro de série, mais vous devrez ensuite supprimer les caractères non alphanumériques avant de sauvegarder l’enregistrement du bien grevé avec numéro de série ou le critère de recherche.

10.  Si vous entrez un numéro de série dans un enregistrement, utilisez le champ facultatif Saisir le numéro de série de nouveau pour vérifier si vous avez entré le numéro de série correctement. Le RENBIP affichera un message d’erreur si les deux numéros de série ne concordent pas.

11.  Lorsque vous saisissez un long numéro de série, entrez les huit derniers caractères (les six derniers pour le Yukon) avec soin. Ce sont ces huit derniers caractères (les six derniers pour le Yukon) qui sont utilisés pour déterminer si deux numéros de série concordent presque parfaitement. Tous les caractères du numéro de série sont utilisés pour déterminer si deux numéros de série concordent parfaitement.

12.  Si vous entrez un numéro de série qui compte plus de 25 caractères, n’entrez que les 25 derniers caractères. Encore une fois, n’oubliez pas que ce sont les huit derniers caractères (les six derniers pour le Yukon) qui sont le plus importants.

Copier et coller dans les écrans du RENBIP

La plupart des écrans du RENBIP vous permettent de copier et de coller des renseignements dans les champs de données au lieu de les taper.

Nous vous encourageons à utiliser ces fonctionnalités lorsque possible afin de réduire les erreurs de frappe.

Restrictions pour les caractères non valides

• Le RENBIP prend en charge un vaste jeu de caractères (ISO-8859-1) qui comprend les caractères accentués du français et d’autres langues européennes.
• Le RENBIP ne prend pas en charge certains caractères spéciaux utilisés par Microsoft Office et d’autres applications, comme les guillemets directionnels, les espaces insécables et les points de suspension. Copier de tels caractères dans des champs autres que les champs Bien grevé à description générale et Renseignements additionnels (voir ci-dessous) pourrait entraîner des erreurs.
• Le champ Numéro de série n’accepte que les caractères alphabétiques et numériques. Les autres caractères peuvent être collés dans le champ, mais pas sauvegardés.Si vous copiez de tels caractères, vous devez les retirer manuellement du champ Numéro de série avant d’effectuer un enregistrement ou une recherche (le RENBIP affichera un message d’erreur indiquant que vous avez entré des caractères non valides).

Manipulations particulières pour les champs Bien grevé à description générale et Renseignements additionnels

• Dans les champs de texte Bien grevé à description générale et Renseignements additionnels, le RENBIP transformera automatiquement certains caractères non valides en caractères valides équivalents. Les caractères utilisés par Microsoft Office et certaines autres applications, comme les guillemets directionnels, les espaces insécables et les points de suspension, seront automatiquement transformés en caractères équivalents, comme les guillemets, les espaces et les trois points de suspension standard. Pour obtenir plus de renseignements, consultez la page sur le jeu de caractères du RENBIP.

Les champs Bien grevé à description générale et Renseignements additionnels pourraient ne pas conserver le formatage du texte

• Les champs Bien grevé à description générale et Renseignements additionnels sont des champs de texte longs mais simples. Des colonnes de données bien alignées dans votre document source ne conserveront peut-être pas le même alignement après avoir été copiées dans les champs Bien grevé à description générale et Renseignements additionnels. Afin de voir à quoi ressemblera votre texte copié dans un enregistrement terminé, suivez les étapes suivantes :
  • Continuez à l’écran Présenter l’enregistrement.
  • Avant de soumettre l’enregistrement, cliquez sur le bouton « Visualiser les détails ». Cette fonction présente les détails de votre ébauche d’enregistrement de manière similaire à celle dont ils seront présentés dans le relevé de vérification ou le rapport de résultats de recherche.
  • Si vous n’en aimez pas l’apparence, retournez à l’écran Présenter l’enregistrement, cliquez sur le bouton « Réviser les détails d’enregistrement » afin de revenir à la page Ébaucher les détails d’enregistrement, puis modifiez les données.

Saisir des renseignements sur les débiteurs exacts

Comme il s’agit des données qui déterminent si un enregistrement s’affichera ou non dans une recherche du RENBIP, les noms des débiteurs et les numéros de série sont probablement les renseignements que vous devez saisir avec le plus de soin dans un enregistrement RENBIP ou lors d’une recherche. Voici des conseils pour vous aider à saisir des renseignements exacts sur les débiteurs :

1. Déterminez le type de débiteur (individu ou entreprise) et le nom exact du débiteur conformément aux règlements généraux de la loi SURBIP. Lisez les règlements et utilisez-les!

2. Concernant les débiteurs qui sont des entreprises, les règlements fourniront des indications telles que :

• Comment déterminer si un débiteur doit être entré en tant que personne ou en tant qu’entreprise. Il n’est pas toujours évident de trancher. Par exemple, consultez les règlements sur la façon d’entrer la succession d’une personne décédée ou en faillite.
• Comment entrer les noms d’entreprises débitrices telles que les sociétés, les syndicats, les fiducies, les fiduciaires, les faillites, les partenariats, les consortiums et d’autres types d’entreprises.
• En ce qui concerne certains types d’entreprises débitrices, les cas où il est nécessaire d’entrer les noms de représentants en tant que débiteurs individuels.
• Les formes de nom à entrer lorsque des sociétés possèdent différents noms dans différentes langues (p. ex. en anglais, en français et bilingue).
• Dans le cas d’une société, quels mots comme « Limited », « Incorporated » et « Company » peuvent être abrégés et, si les abréviations peuvent être employées, quelles autres abréviations peuvent être utilisées.

3. En ce qui concerne les débiteurs ordinaires, les règlements fourniront des indications telles que :

• Quelle documentation, comme le certificat de naissance, le passeport, le document de citoyenneté, etc., faut-il utiliser pour déterminer le nom du débiteur?  Réponse : il existe différentes priorités de documentation selon le lieu de naissance et la citoyenneté de la personne, mais un permis de conduire n’est généralement PAS le meilleur moyen de déterminer le nom du débiteur aux fins de la loi SURBIP.
• Que faire pour une personne dont le nom a changé à la suite d’un mariage ou pour une autre raison?
• Quelles parties du nom de l’individu, comme le prénom, le second prénom et le nom de famille, faut-il entrer? Réponse : toutes celles qui s’appliquent! Si une personne a un second prénom, inscrivez-le.
• Comment entrer les titres comme « M. », « Mme » et « Dr »? Réponse : ne les entrez pas du tout.
• Comment entrer des désignations comme « Junior » ou « Jr »? Réponse : cela varie selon les régions desservies.Les provinces atlantiques n’inscrivent pas de telles désignations dans le nom. Les Territoires du Nord-Ouest et le Nunavut exigent qu’une appellation comme « Junior » ou « Jr » soit inscrite dans la documentation source pour être entrée dans le champ Prénom.

4. Pour les entreprises comme pour les débiteurs individuels, vous pouvez entrer de multiples débiteurs dans le même enregistrement ou effectuer de multiples recherches à l’aide de différents noms. En d’autres termes, vous n’êtes pas limité à l’enregistrement ou à la recherche d’une seule forme du même nom; vous pouvez enregistrer ou chercher toutes les formes qui s’appliquent.