Saisir des renseignements sur les débiteurs exacts

Comme il s’agit des données qui déterminent si un enregistrement s’affichera ou non dans une recherche du RENBIP, les noms des débiteurs et les numéros de série sont probablement les renseignements que vous devez saisir avec le plus de soin dans un enregistrement RENBIP ou lors d’une recherche. Voici des conseils pour vous aider à saisir des renseignements exacts sur les débiteurs :

1. Déterminez le type de débiteur (individu ou entreprise) et le nom exact du débiteur conformément aux règlements généraux de la loi SURBIP. Lisez les règlements et utilisez-les!

2. Concernant les débiteurs qui sont des entreprises, les règlements fourniront des indications telles que :

• Comment déterminer si un débiteur doit être entré en tant que personne ou en tant qu’entreprise. Il n’est pas toujours évident de trancher. Par exemple, consultez les règlements sur la façon d’entrer la succession d’une personne décédée ou en faillite.
• Comment entrer les noms d’entreprises débitrices telles que les sociétés, les syndicats, les fiducies, les fiduciaires, les faillites, les partenariats, les consortiums et d’autres types d’entreprises.
• En ce qui concerne certains types d’entreprises débitrices, les cas où il est nécessaire d’entrer les noms de représentants en tant que débiteurs individuels.
• Les formes de nom à entrer lorsque des sociétés possèdent différents noms dans différentes langues (p. ex. en anglais, en français et bilingue).
• Dans le cas d’une société, quels mots comme « Limited », « Incorporated » et « Company » peuvent être abrégés et, si les abréviations peuvent être employées, quelles autres abréviations peuvent être utilisées.

3. En ce qui concerne les débiteurs ordinaires, les règlements fourniront des indications telles que :

• Quelle documentation, comme le certificat de naissance, le passeport, le document de citoyenneté, etc., faut-il utiliser pour déterminer le nom du débiteur?  Réponse : il existe différentes priorités de documentation selon le lieu de naissance et la citoyenneté de la personne, mais un permis de conduire n’est généralement PAS le meilleur moyen de déterminer le nom du débiteur aux fins de la loi SURBIP.
• Que faire pour une personne dont le nom a changé à la suite d’un mariage ou pour une autre raison?
• Quelles parties du nom de l’individu, comme le prénom, le second prénom et le nom de famille, faut-il entrer? Réponse : toutes celles qui s’appliquent! Si une personne a un second prénom, inscrivez-le.
• Comment entrer les titres comme « M. », « Mme » et « Dr »? Réponse : ne les entrez pas du tout.
• Comment entrer des désignations comme « Junior » ou « Jr »? Réponse : cela varie selon les régions desservies.Les provinces atlantiques n’inscrivent pas de telles désignations dans le nom. Les Territoires du Nord-Ouest et le Nunavut exigent qu’une appellation comme « Junior » ou « Jr » soit inscrite dans la documentation source pour être entrée dans le champ Prénom.

4. Pour les entreprises comme pour les débiteurs individuels, vous pouvez entrer de multiples débiteurs dans le même enregistrement ou effectuer de multiples recherches à l’aide de différents noms. En d’autres termes, vous n’êtes pas limité à l’enregistrement ou à la recherche d’une seule forme du même nom; vous pouvez enregistrer ou chercher toutes les formes qui s’appliquent.