Configuration du compte
Les renseignements des comptes ACOL comprennent le nom légal de la personne ou de l’entreprise, un nom commercial optionnel et les coordonnées (numéro de téléphone et adresse). Les renseignements sur les contacts et le solde du compte sont également accessibles aux Contacts.
Tous les utilisateurs : Vous pouvez voir les renseignements de votre compte dans Information de l’utilisateur du système SCA.
Les contacts (administrateurs) : En plus d’afficher les renseignements de base sur le compte dans Information de l’utilisateur du système SCA, vous pouvez afficher le solde du compte et les contacts indiqués par la fonction État du compte du système SCA. Vous pouvez modifier le seuil d’avertissement du solde de votre compte dans État du compte du système SCA, mais toutes les autres modifications aux renseignements du compte doivent se faire par un formulaire de demande de modification au compte client.
Contact principal (administrateur principal) : En plus des privilèges de contact (administration de compte) énoncés ci-dessus, vous pouvez également modifier les coordonnées du compte (mais non le nom du compte) à l’aide de la fonction État du compte du système SCA.
Le nom et les coordonnées de votre compte ACOL identifient votre organisation et ses représentants responsables, notamment en ce qui concerne votre utilisation des services ACOL pour accéder à des bases de données gouvernementales provinciales et territoriales.
Vous pouvez modifier les coordonnées de votre compte de deux façons :
- Préparer et remplir un formulaire de demande de modification de compte client. Cette option est recommandée si vous désirez également modifier le nom du compte. Une demande de changement de nom signée est exigée pour effectuer la mise à jour de vos ententes avec Unisys et les régions desservies.
- L’administrateur principal de votre compte peut modifier les coordonnées du compte (mais non le nom du compte) à l’aide de la fonction État du compte du système SCA.
N’oubliez pas de mettre à jour vos renseignements sur le client du RENBIP également!
Si le nom et les coordonnées de votre organisation ont changé, vous pourriez devoir mettre à jour vos renseignements sur le client du RENBIP pour chaque région desservie où vous effectuez des enregistrements. Les renseignements sur le client du RENBIP peuvent être différents des renseignements du compte client ACOL; ils ne sont donc pas automatiquement mis à jour lorsque vous modifiez vos renseignements au compte client ACOL
Le système ACOL RENBIP permet d’accéder au RENBIP de sept provinces et territoires canadiens. Pour qu’un utilisateur de votre compte puisse effectuer des enregistrements dans une région particulière, vous devez ajouter la base de données du RENBIP de cette région dans votre demande.
Si vous n’avez pas encore accès au service de RENBIP, vous devrez indiquer les bases de données auxquelles vous désirez accéder sur votre formulaire de demande d’abonnement client.
Si vous avez déjà accès au service de RENBIP, vous pouvez ajouter ou retirer des bases de données de RENBIP auxquelles vous pouvez accéder à l’aide d’un formulaire d’amendement à la demande d’abonnement client.
Remarques :
1. Si vous avez accès au service RENBIP, vous serez alors en mesure d’effectuer des RECHERCHES dans n’importe laquelle des sept régions desservies. Vous devez choisir la base de données de RENBIP de la région pour obtenir un privilège d’ENREGISTREMENT, mais pas pour effectuer des recherches.
2. Si vous ajoutez une base de données de RENBIP, vous devez également Créer les renseignements sur le client RENBIP pour cette région avant que vos utilisateurs puissent effectuer des enregistrements.
Chaque compte client est attribué un utilisateur ACOL avec des privilèges d’administration compte primère. Cette personne, peut aussi être désignée comme " premier contact " ou " Contact principal", c’est la personne avec la plus haute autorité en ligne pour gérer le compte et les utilisateurs.
Le contact principale d’administration est affecté à l’aide de l’application Compte client ACOL. Par la suite, pour modifier ce rôle à un autre utilisateur, vous devez préparer et soumettre un formulaire de demande de modification du compte client. Voir la section du formulaire étiquetés "Modifier le contact principal pour :"
Si votre premier compte utilisateur d’administration est un nouvel utilisateur, vous pouvez ajouter l’utilisateur et attribuer le premier rôle d’administration de compte en même temps. Voir Ajouter un utilisateur pour plus d’informations
Un individu ou une organisation pourrait avoir plus d’un compte client ACOL. Certains cabinets d’avocats et fournisseurs de service, par exemple, ont un compte par bureau.
Le processus de configuration d’un autre compte ACOL est le même que pour le premier compte. Suivez les instructions de demande d’abonnement pour chaque compte; vous devrez notamment remplir la demande d’abonnement client ACOL et l’accord financier ACOL.
Si vous configurez de multiples comptes, veuillez communiquer avec le Centre de soutien à la clientèle et demander de parler avec un représentant du bureau commercial et financier.Il pourrait vous conseiller sur la manière la plus efficace de configurer de multiples comptes.
Avant de faire la demande de multiples comptes, veuillez en apprendre davantage sur les fonctions de gestion de compte d’ACOL.Des fonctionnalités comme les multiples niveaux de privilèges d’accès à ACOL et la capacité de charger un relevé de compte dans une feuille de calcul aident certaines organisations à gérer de multiples utilisateurs et bureaux au moyen d’un seul compte client ACOL.
La fermeture de votre compte ACOL est permanente et touchera tous les utilisateurs de votre compte. Si vous pourriez avoir besoin de votre compte à un moment ultérieur, il existe d’autres solutions comme la suspension du compte ou la révocation de l’accès des utilisateurs.
Avant de fermer votre compte, veuillez lire davantage sur la fermeture de votre compte.
Afin de fermer votre compte, vous devez préparer et remplir le formulaire de demande de modification de compte client.