Ce numéro de Nouvelles du RENBIP du N.-B. a pour objectif de vous aider à vous préparer à travailler avec le nouveau Réseau d’enregistrement des biens personnels du Nouveau-Brunswick et ACOL* puisque nous passerons prochainement à un nouveau mécanisme de prestation de services.

Bienvenue!

Avec le passage de l’hiver, l’équipe de conversion du Réseau d’enregistrement des biens personnels continue de travailler sur la mise en oeuvre du nouveau mode d’accès au RENBIP du N.-B. et à ses systèmes de soutien par l’intermédiaire d’ACOL.

Étant donné que tous les clients doivent se préparer au changement, nous nous efforçons de faire en sorte que vous soyez tous préparés.

Date de conversion

Au moment de passer sous presse, la date officielle de conversion au nouveau RENBIP et le début de l’exploitation du nouveau système n’ont pas encore été confirmés. Nous visons toujours la fin d’avril de cette année et travaillons en vue d’assurer que tout soit en place avant d’annoncer le lancement officiel.

La conversion se fera au cours d’une fin de semaine. Les enregistrements préparés dans le système RENBIP du N.-B. actuel (ACCESS) seront donc accessibles par l’entremise du service ACOL le prochain jour ouvrable. Les enregistrements déjà enregistrés dans le système ACCESS seront convertis, assurant ainsi une transition transparente au nouveau système, tout en maintenant l’intégrité et la sécurité des enregistrements.

Étant donné que la conversion demandera la cessation d’un mode d’accès aux données et la mise en service d’un autre, nous avons prévu un moyen pour permettre aux usagers de se familiariser avec le service ACOL. Certains usagers sont déjà abonnés au service ACOL pour accéder au RENBIP de la Nouvelle-Écosse ou de l’Île-du-Prince-Édouard. Cet ajout leur permettra d’effectuer des enregistrements et des recherches dans trois bases de données distinctes à partir d’un même point de service ou point d’accès. Si vous n’êtes pas prêt pour le changement, une autre partie garantie risque d’enregistrer un avis sur le même bien grevé que le vôtre et de lui donner la priorité par rapport à votre avis.

Un avis au sujet de la date de conversion officielle paraîtra sous peu.

Disponibilité des lois

Le système étant conçu à l’intention des usagers, il est essentiel de bien comprendre la Loi SURBIP et le Règlement général, en plus de la fonctionnalité du système RENBIP.

Vous pouvez consulter la Loi sur les sûretés relatives aux biens personnels et le Règlement général sur le site Web du gouvernement au http://www.gov.nb.ca, ou encore les obtenir auprès de l’Imprimeur de la Reine, au Nouveau-Brunswick.

Accès au RENBIP du N.-B.

Le Réseau d’enregistrement des biens personnels (RENBIP) du Nouveau-Brunswick sera le troisième service de base de données accessible par l’intermédiaire d’ACOL.

Si vous n’êtes pas un client d’ACOL, vous devez ouvrir un compte client auprès d’ACOL pour pouvoir accéder au RENBIP du N.-B. La première étape consiste à remplir la Demande d’abonnement client et l’Accord financier ACOL que vous trouverez dans la Trousse d’information ACOL. Pour obtenir votre trousse, téléphonez au Centre de soutien à la clientèle ACOL au 1-888-624-ACOL. Un représentant du soutien à la clientèle se fera un plaisir de prendre vos nom et adresse, et de vous l’acheminer. Nous prévoyons que les trousses d’information seront disponibles au cours de la semaine du 8 mars.

Au moment de recevoir la trousse, veuillez remplir tous les formulaires et les retourner à ACOL. Dès leur réception et vérification, nous créerons votre compte client ACOL. Conformément aux indications dans la trousse, vous devrez installer le logiciel de bureau ACOL sur chaque poste de travail que vous utiliserez. Des droits de licence logicielle de 200 $ (plus les taxes applicables) sont exigibles pour chaque copie officielle du logiciel.

Bien que nous prévoyions que la plupart des usagers accéderont au RENBIP à distance, vous pourrez y accéder à partir de terminaux situés dans les bureaux d’Enregistrement et cartographie. De plus, le personnel du réseau sera à votre disposition pour vous aider et vous offrir son soutien, mais la loi lui interdit d’effectuer des entrées ou des recherches dans le système pour le compte du client.

Si vous êtes déjà un client d’ACOL et voulez accéder au RENBIP du Nouveau-Brunswick, veuillez communiquer avec le Centre de soutien ACOL et demander les documents :

• l’Amendement à la demande d’abonnement client ACOL;
• la Description de produit du RENBIP du N.-B.

Planification organisationnelle

• Contact financier : La personne que le bureau d’affaires ACOL consultera pour les questions d’ordre financier.
• Contact technique : La personne qui travaillera avec le personnel de soutien technique ACOL.

• Contact principal : La personne qui assurera la gestion des opérations quotidiennes du système ACOL dans votre organisation. Ce sera elle qui aura le niveau d’accès le plus élevé à votre compte client ACOL. Elle aura notamment le droit d’invalider l’identité d’usager ACOL d’autres employés, de restaurer des mots de passe, d’accorder l’autorisation de signer les chèques électroniques et d’imprimer des relevés de compte.
• Usagers de base : Ces usagers ACOL dans votre organisation auront un niveau d’accès inférieur à celui du contact principal. Ils pourront modifier leur propre mot de passe mais n’auront pas le droit de modifier celui d’autres usagers.

Options d’abonnement des usagers du RENBIP

Il vous faudra également des privilèges d’accès d’ACOL au RENBIP du N.-B. Lors de la mise en service de votre compte ACOL, les usagers pourront choisir des options d’abonnement qui leur permettront d’exécuter les fonctions de gestion du RENBIP. Ces options seront clairement définies dans la trousse d’information ACOL. Les exemples suivants sont fournis dans le but de vous aider à attribuer des responsabilités à votre personnel relativement aux activités du RENBIP.

• Chercheur du RENBIP : Usager ACOL pouvant effectuer des recherches dans la base de données du RENBIP, mais n’ayant pas le droit d’entrer ou de modifier un enregistrement.
• Enregistreur du RENBIP : Usager ACOL pouvant exécuter toutes les fonctions du RENBIP, sauf les changements globaux et les mises à jour des renseignements sur les clients ou les parties garanties.
• Administrateur du RENBIP : Il peut y avoir un seul administrateur du RENBIP par compte ACOL. Cette personne peut exécuter toutes les fonctions du RENBIP, y compris les recherches, les enregistrements et les changements globaux. L’administrateur du RENBIP est également responsable de la gestion des renseignements sur les clients du RENBIP pour le compte ACOL.
• Administrateur de partie garantie du RENBIP : Usager ACOL pouvant être un employé d’une partie garantie ou un représentant d’une partie garantie, par exemple un représentant de société d’enregistrement de documents. Cet usager a le droit de créer un numéro de partie garantie associé aux nom et adresse de la partie garantie. Le numéro de partie garantie peut servir au moment des enregistrements pour assurer l’uniformité des nom et adresse officiels de la partie garantie entrés dans la base de données, et éliminer les manques d’homogénéité et les erreurs. Par exemple, dans le cas d’une succursale bancaire, l’enregistreur pourrait utiliser le numéro de partie garantie attribué à la succursale plutôt que d’entrer le nom et l’adresse de la banque pour chacun des enregistrements.

Étant donné que le choix de l’administrateur de partie garantie déterminera qui recevra ces avis électroniques, nous vous recommandons de soigneusement repasser cette fonction et d’identifier votre (vos) administrateur(s) de partie garantie. Par exemple, les banques pourraient désigner des employés de succursale ou du siège social pour agir à titre d’administrateur de façon à leur permettre de recevoir les Avis à la partie garantie directement du système ACOL. Dans ce cas, il faudra attribuer une identité d’usager avec des privilèges d’administrateur de partie garantie à chaque employé qui devra créer des numéros de partie garantie et recevoir des avis électroniques. Cependant, d’autres employés pourraient, au besoin, effectuer des enregistrements et des recherches pour le compte de ces administrateurs de partie garantie.

Pour assurer l’uniformité des données et des avis relativement aux parties garanties, vous pouvez affecter des administrateurs de partie garantie aux comptes de partie garantie ACCESS actuels dans le cadre du projet de conversion. Il vous suffit d’indiquer les comptes de partie garantie auxquels vous désirez accéder à partir du système ACCESS, et demander à ACOL de les affecter à un administrateur de partie garantie particulier au sein de votre organisation.

Compte ACOL à solde positif

Le système ACOL fonctionne suivant une structure de compte à solde positif pour chaque client. Cela signifie qu’un dépôt doit être porté au compte lors de sa création. Le dépôt initial se chiffre à un minimum de 100 $ pour établir votre compte. Des droits réglementaires pour les fonctions de gestion, par exemple pour un enregistrement ou une recherche, seront déduits du compte au moment de la transaction.

Pour pouvoir traiter des transactions au moyen de votre compte ACOL, les fonds que vous y avez déposés doivent être égaux ou supérieurs au montant des droits associés à la transaction. Votre compte contiendra des soldes maximum et minimum suivant vos indications. Lorsque le solde atteint le seuil minimum indiqué, le système affiche un message vous rappelant que vous devez déposer des fonds. Il y a quatre façons d’effectuer des dépôts :

(1) Vous pouvez demander un transfert électronique de fonds automatique lorsque votre compte atteint le seuil minimum. Le montant transféré correspondra au montant nécessaire pour que le compte atteigne la limite supérieure. Si vous choisissez cette méthode lors de votre demande d’abonnement à ACOL, vous devez alors fournir des renseignements bancaires comme vos numéros de compte et de domiciliation. Vous devez également indiquer les montants minimum et maximum pour votre compte ACOL. Nous vous suggérons de réviser votre nombre de transactions prévu et de choisir les limites des soldes de votre compte répondant à vos besoins.

(2) Le deuxième mode de paiement est par chèque électronique. Cette possibilité permet à l’usager de remplir un chèque électronique en ligne pour le montant que vous indiquez, et de l’acheminer par transfert électronique de fonds à partir de votre compte. Pour effectuer une telle transaction, l’usager ACOL doit avoir une identité d’usager et un mot de passe valides, et être autorisé à signer des chèques électroniques. Le contact principal de votre organisation peut désigner les usagers autorisés à signer des chèques électroniques. Le système vous préviendra lorsque le solde de votre compte atteint le seuil minimum, mais vous serez encore en mesure d’effectuer des transactions jusqu’à ce que votre solde soit rendu à zéro.

(3) ACOL vous permet également d’utiliser la carte VISA ou MasterCard pour déposer des fonds dans votre compte. Il vous suffit de téléphoner au 1-888-624-2265. Cependant, si vous choisissez ce mode de paiement pour regarnir vos comptes, des frais de débit compensatoire de 2 % seront portés à votre compte.

(4) ACOL accepte, bien entendu, les chèques et les mandats faits à l’ordre d’Unisys Canada Inc.

Les fonds en réserve dans le système ACCESS seront remboursés par SNB à la fin de la conversion.

Indexation croisée de vos fichiers

Le système ACOL/RENBIP comprend un champ optionnel à l’écran d’enregistrement servant à entrer le numéro d’index de votre fichier en vue de créer un renvoi au numéro d’enregistrement du RENBIP. Votre numéro de fichier peut prendre la forme que vous voulez pour vous aider à trouver le document papier original dans vos dossiers. Pour faciliter le renvoi de la documentation, votre numéro de fichier apparaîtra sur les relevés de vérification des enregistrements, sur les relevés des avis à la partie garantie et sur les bilans de recherche.

L’un des principaux motifs qui justifient le renvoi entre les enregistrements et vos fichiers provient de la législation qui stipule que les parties garanties doivent permettre aux intéressés légitimes d’accéder aux documents enregistrés dans le RENBIP.

Le système ACOL/RENBIP comprend aussi un deuxième champ optionnel servant à entrer le numéro de référence ACOL et permettant de confirmer qu’une transaction sera portée à votre compte ACOL. Les numéros de référence ACOL paraîtront sur vos relevés de compte ACOL. Cette option sera particulièrement utile aux entreprises qui font le suivi des transactions pour leurs clients à des fins de débit compensatoire. Cependant, elle servira également à tous ceux qui exécutent des transactions par l’intermédiaire d’ACOL dans le but de contrôler les activités.

Exigences technologiques

Votre ordinateur personnel doit supporter Windows 3.1x ou Windows 95/98 avec la configuration minimale suivante :

• processeur 486 DX 33;
• mémoire vive de 16 Mo, une unité de disquette 1,44 Mo de 3,5 po (ou connexion en réseau local) et 30 Mo d’espace libre sur le disque dur;
• moniteur couleur;
• carte graphique VGA;
• clavier et souris standard;
• modem interne ou externe (compatible Hayes AT ayant une vitesse minimale de 14,4 kbps) relié à une ligne téléphonique, ou une passerelle de réseau local; et
• imprimante PC standard.

En raison de la nature changeante de l’économie numérique et des exigences de nos clients existants, vous accéderez à ACOL et au RENBIP du N.-B. par l’intermédiaire de votre fournisseur de services Internet en utilisant le logiciel de bureau ACOL. Si vous n’êtes pas encore abonné à l’Internet, vous devez alors étudier les divers services disponibles et conclure une entente avec le fournisseur de votre choix. Nous vous recommandons aussi, par expérience, s’il y a lieu d’une ligne de communication, de communiquer avec votre compagnie de téléphone un mois à l’avance pour faire l’installer.

Ateliers de formation ACOL/RENBIP

Au début de mars, nous offrirons des ateliers de formation d’une demi-journée aux clients externes du nouveau système ACOL/RENBIP du N.-B. Surveillez les bulletins à ce sujet.

Pour vous inscrire, communiquez avec le Centre de soutien à la clientèle ACOL au 1-888-624-2265.

Stratégie de mise en oeuvre

Nous prévoyons que le système ACOL/RENBIP du N.-B. sera disponible aux fins de formation à la mi-mars. Une fois que vous aurez reçu votre compte client ACOL, votre identité d’usager et le logiciel de bureau ACOL, vous pourrez accéder à ACOL par l’entremise de votre fournisseur de services Internet. Vous aurez alors la possibilité d’exécuter des fonctions dans trois domaines :

• l’administration d’ACOL (réel);
• l’administration du RENBIP (réel);
• les enregistrements d’essai du RENBIP du N.-B., les recherches, etc.

Droits réglementaires du RENBIP

Les droits ci-dessus sont traités en détail dans la Partie XI du Règlement général - Loi sur les sûretés relatives aux biens personnels.

Pour se tenir au courant

Vous pouvez obtenir des renseignements au sujet des services associés au RENBIP du N.-B. comme suit :

* ACOL et Atlantic Canada On-Line sont des marques déposées officielles des provinces du Nouveau-Brunswick, de Terre-Neuve, de la Nouvelle-Écosse et de l’Île-du-Prince-Édouard.