Utilisez des numéros de partie garantie

Les numéros de partie garantie constituent une fonctionnalité optionnelle du système ACOL RENBIP qui offre les avantages suivants :

• ils améliorent la précision des données de vos enregistrements
• ils vous aident à gérer un grand nombre d’enregistrements pour une même partie garantie
• ils vous permettent de recevoir des rapports d’avis à la partie garantie par courriel

À propos des numéros de partie garantie :

• Un numéro de partie garantie est un enregistrement émis pour un client ACOL RENBIP afin de représenter le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel d’une partie garantie.
• Un numéro de partie garantie est spécifique au Réseau de la province ou du territoire où il a été créé.
• Lorsque vous utilisez un numéro de partie garantie, RENBIP consulte les renseignements qui y sont rattachés dans la base de données afin de remplir les champs du nom et des coordonnées.
• La fonction de modification globale des intérêts enregistrés ne modifiera que les enregistrements de partie garantie qui ont été créés à l’aide de numéros de partie garantie. Cette puissante fonction vous permet de mettre à jour des centaines ou des milliers d’enregistrements en une seule action. La modification globale a deux objectifs :
  • mettre à jour les renseignements périmés concernant le nom ou les coordonnées de parties garanties;
  • remplacer une partie garantie par une autre partie garantie.Par exemple, pour réassigner (transférer) des intérêts sur des biens entre des parties.
• Pour vous aider à trouver des numéros de partie garantie qui ont été créés par votre compte client, utilisez le bouton « Lister les numéros de partie garantie disponibles » à l’écran des renseignements des numéros de partie garantie.
• Ce n’est pas tout le monde qui peut créer et mettre à jour un numéro de partie garantie. L’utilisateur doit posséder le privilège d’accès Administrateur du numéro de partie garantie.
• Seul l’Administrateur du numéro de partie garantie qui a créé le numéro de partie garantie est autorisé à mettre à jour le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel du numéro de partie garantie.
• S’il vous faut réassigner un Administrateur du numéro de partie garantie ou activer ou désactiver un numéro de partie garantie, utilisez le formulaire Demande de modification de l’identité de l’administrateur de PG du RENBIP.
• Tout enregistreur, y compris celui inscrit à un compte client, peut voir les renseignements du numéro de partie garantie et utiliser un numéro de partie garantie dans un enregistrement. Pour clarifier : le même numéro de partie garantie peut être utilisé par les enregistreurs de différents comptes client.
• IMPORTANT : L’utilisation d’un numéro de partie garantie dans un enregistrement aura un effet sur la manière dont les rapports d’avis à la partie garantie sont envoyés à la partie garantie.

À propos des rapports d’avis à la partie garantie et de l’utilisation de numéros de partie garantie :

• Dans le RENBIP, un avis à la partie garantie est un rapport généré par le système et envoyé à chaque partie garantie figurant dans un enregistrement lorsqu’il est modifié, supprimé ou enregistré de nouveau.
• L’avis à la partie garantie comprend les antécédents familiaux de l’enregistrement ainsi que tous les détails au moment de la modification, de la mainlevée ou du nouvel enregistrement, y compris l’identité de l’enregistreur. Cela procure à la partie garantie l’occasion de corriger un changement accidentel, incorrect ou frauduleux à l’enregistrement.
• L’avis à la partie garantie est envoyé selon les critères suivants :
  • Si une partie garantie figurant dans l’enregistrement a coché l’option d’envoi des rapports d’avis à la partie garantie par courriel, l’avis à la partie garantie est envoyé à l’adresse courriel fournie.
  • Si une partie garantie figurant dans l’enregistrement a été entrée à l’aide du numéro de partie garantie ou du champ « Même que l’enregistreur », l’avis à la partie garantie sera disponible pour l’administrateur du numéro de partie garantie à l’aide de la fonction Extraction de rapports. Cependant, si le numéro de partie garantie a été rendu inactif (consultez la rubrique d’aide relative à la mise à jour auprès du Centre de soutien à la clientèle ACOL), l’avis à la partie garantie sera envoyé par courriel, si cette option a été sélectionnée, ou par la poste, au nom et à l’adresse indiqués dans l’enregistrement.
  • Si une partie garantie figurant dans l’enregistrement a été entrée sans numéro de partie garantie (en saisissant le nom et les coordonnées), et si l’option d’envoi par courriel n’a pas été sélectionnée, l’avis à la partie garantie sera envoyé par la poste, au nom et à l’adresse indiqués dans l’enregistrement.