En tant qu’enregistreur créant un nouvel enregistrement ou modifiant un enregistrement existant, vous devez tenir compte des éléments suivants :

1. Vous avez la responsabilité de garantir l’intégralité et l’exactitude des renseignements que vous indiquez dans un enregistrement. La loi SURBIP et sa réglementation déterminent les renseignements que vous devez entrer en fonction du but de votre enregistrement (par exemple, en fonction des circonstances qui ont mené à la création de la sûreté que vous désirez enregistrer).

2. Un enregistrement entre en vigueur à la date et à l’heure où l’enregistrement est ajouté à la base de données du RENBIP provincial ou territorial et non au moment où vous soumettez l’enregistrement.

3. Chaque enregistrement (original, modifié, renouvelé, soumis à une mainlevée, réenregistré, modifié par une modification globale) possède un numéro d’enregistrement unique. Le numéro d’enregistrement unique attribué à un enregistrement créé et les autres renseignements d’enregistrement sont indiqués dans un relevé de vérification (rapport) renvoyé à l’enregistreur. Vous et les parties garanties avez la responsabilité d’effectuer le suivi de vos enregistrements afin d’être en mesure de les modifier ou de leur assigner une mainlevée lorsque la situation l’exige.

4. Pour créer un enregistrement, les renseignements sur le client RENBIP de votre organisation doivent avoir été ajoutés à la base de données du RENBIP par votre administrateur RENBIP. Si les renseignements sur le client RENBIP sont incomplets ou inactifs dans la province ou le territoire concerné par votre enregistrement, votre tentative d’enregistrement échouera. Vous devez utiliser la fonctionnalité Mettre à jour les renseignements sur le client du RENBIP pour modifier vos renseignements sur le client du RENBIP s’ils ne sont pas exacts.

5. L’enregistreur (utilisateur qui effectue l’enregistrement) et les renseignements sur le client RENBIP sont stockés de façon permanente dans la base de données RENBIP provinciale/territoriale avec chaque enregistrement. Le système RENBIP enregistre l’enregistreur et les renseignements sur le client RENBIP automatiquement. Ces renseignements sont compris dans la déclaration de vérification et dans chaque avis pour partie garantie (le cas échéant).

6. La façon dont les parties garanties sont entrées par l’enregistreur au moment de créer un enregistrement ou une modification déterminera si les parties garanties recevront des avis de rapports pour partie garantie de façon électronique ou par la poste. Vous et les parties garanties êtes responsables de déterminer la façon dont les renseignements sur la partie garantie devraient être entrés dans un nouvel enregistrement ou dans une nouvelle modification, par exemple, en utilisation un numéro de partie garantie ou une adresse courriel.