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Conseils concernant l’enregistrement

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Enregistrer et ouvrir des brouillons d’enregistrements

Le RENBIP vous permet de sauvegarder un enregistrement en cours (sauvegarder un brouillon) et de l’ouvrir plus tard (ouvrir un brouillon).

Pour enregistrer un brouillon : Dans la page Ébaucher les détails d’enregistrement, cliquez sur le bouton d’enregistrement du brouillon, puis entrez un dossier et un nom de fichier pour le brouillon.

Pour ouvrir un brouillon : Dans la page « Entrer un enregistrement », entrez le nom du fichier sauvegardé ou utilisez le bouton Parcourir pour trouver et sélectionner le fichier. Le fichier doit avoir été créé avec RENBIP.

Remarques :

1.  Le fichier est transférable entre les utilisateurs. Ainsi, un autre utilisateur peut ouvrir un fichier que vous avez sauvegardé.

2.  Les données sauvegardées (fichier) sont seulement modifiables dans RENBIP. Les enregistrements de brouillon que vous sauvegardez sont stockés sous forme d’objets sérialisés en java (extension de fichier .ser). Ce fichier ne peut pas être modifié par des applications externes.

Saisir un numéro de série exact

Comme il s’agit des données qui déterminent si un enregistrement s’affichera ou non dans une recherche du RENBIP, les noms des débiteurs et les numéros de série sont probablement les renseignements que vous devez saisir avec le plus de soin dans un enregistrement RENBIP ou comme critère de recherche. Voici des conseils pour vous aider à saisir des numéros de série exacts :

1.  Déterminez le type de bien grevé et le numéro de série approprié conformément aux règlements généraux de la loi SURBIP. Lisez les règlements et utilisez-les!

2.  Veuillez prendre note que les règlements de la loi SURBIP déterminent si un bien grevé doit être décrit sous la description générale du bien grevé ou en tant que bien doté d’un numéro de série. Par exemple, les biens de consommation, les équipements et les stocks sont régis par des règles différentes :

  • les biens de consommation avec numéro de série doivent être entrés par numéro de série
  • les équipements avec numéro de série peuvent être entrés par numéro de série ou sous la description générale de bien grevé
  • les stocks qui sont des biens avec numéro de série doivent être entrés sous la description générale de bien grevé 

3.  Les règlements de la loi SURBIP prévoient que seuls les types de biens suivants sont considérés comme des « biens dotés d’un numéro de série » aux fins des enregistrements et des recherches dans le RENBIP :

  • véhicules motorisés
  • remorques
  • maisons mobiles
  • avions
  • bateaux
  • hors-bord

4.  En créant des enregistrements où les numéros de série ne sont entrés que là où cela est nécessaire, vous aurez plus de temps pour vous concentrer à rendre ces enregistrements de numéros de série plus exacts.

5.  Le numéro de série des voitures et des camions peut être facile à déterminer, comme le numéro d’identification de véhicule (NIV) qui se trouve sur le véhicule et dans les documents d’enregistrement de celui-ci, mais celui d’autres types de biens grevés peut poser problème. Assurez-vous d’utiliser les valeurs appropriées pour les tracteurs, les remorques, les maisons mobiles, les bateaux, les avions, etc. Consultez, par exemple, la section 25 des règlements généraux de la loi SURBIP du Nouveau-Brunswick.

6.  Si vous ne savez toujours pas quel numéro de série vous devez choisir lorsqu’il en existe plusieurs, vous pouvez ajouter plusieurs enregistrements de numéros de série à un enregistrement et effectuer des recherches multiples à partir des autres numéros de série.

7.  N’utilisez que des caractères alphanumériques (lettres et chiffres) lorsque vous entrez un numéro de série dans un enregistrement ou comme critère de recherche. Le RENBIP ne permet pas d’entrer des espaces, des traits d’union ou d’autres symboles.

8.  Vous pouvez utiliser des lettres minuscules et majuscules lorsque vous entrez un numéro de série dans un enregistrement ou comme critère de recherche. La casse sera ignorée pour déterminer les concordances presque parfaites. Par exemple, le critère de recherche « abc123 » affichera le numéro de série enregistré « ABC123 » comme concordance presque parfaite et inversement.

9.  Si possible, effectuez un copier-coller des numéros de série à partir des documents d’origine pour éviter les erreurs de frappe. Si le numéro de série source contient des caractères non alphanumériques comme des espaces, des traits d’union ou d’autres symboles, vous pourrez coller celui-ci dans le champ de numéro de série, mais vous devrez ensuite supprimer les caractères non alphanumériques avant de sauvegarder l’enregistrement du bien grevé avec numéro de série ou le critère de recherche.

10.  Si vous entrez un numéro de série dans un enregistrement, utilisez le champ facultatif Saisir le numéro de série de nouveau pour vérifier si vous avez entré le numéro de série correctement. Le RENBIP affichera un message d’erreur si les deux numéros de série ne concordent pas.

11.  Lorsque vous saisissez un long numéro de série, entrez les huit derniers caractères (les six derniers pour le Yukon) avec soin. Ce sont ces huit derniers caractères (les six derniers pour le Yukon) qui sont utilisés pour déterminer si deux numéros de série concordent presque parfaitement. Tous les caractères du numéro de série sont utilisés pour déterminer si deux numéros de série concordent parfaitement.

12.  Si vous entrez un numéro de série qui compte plus de 25 caractères, n’entrez que les 25 derniers caractères. Encore une fois, n’oubliez pas que ce sont les huit derniers caractères (les six derniers pour le Yukon) qui sont le plus importants.

Utilisez des numéros de partie garantie

Les numéros de partie garantie constituent une fonctionnalité optionnelle du système ACOL RENBIP qui offre les avantages suivants :

  • ils améliorent la précision des données de vos enregistrements
  • ils vous aident à gérer un grand nombre d’enregistrements pour une même partie garantie
  • ils vous permettent de recevoir des rapports d’avis à la partie garantie par courriel

À propos des numéros de partie garantie :

  • Un numéro de partie garantie est un enregistrement émis pour un client ACOL RENBIP afin de représenter le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel d’une partie garantie.
  • Un numéro de partie garantie est spécifique au Réseau de la province ou du territoire où il a été créé.
  • Lorsque vous utilisez un numéro de partie garantie, RENBIP consulte les renseignements qui y sont rattachés dans la base de données afin de remplir les champs du nom et des coordonnées.
  • La fonction de modification globale des intérêts enregistrés ne modifiera que les enregistrements de partie garantie qui ont été créés à l’aide de numéros de partie garantie. Cette puissante fonction vous permet de mettre à jour des centaines ou des milliers d’enregistrements en une seule action. La modification globale a deux objectifs :
    • mettre à jour les renseignements périmés concernant le nom ou les coordonnées de parties garanties;
    • remplacer une partie garantie par une autre partie garantie.Par exemple, pour réassigner (transférer) des intérêts sur des biens entre des parties.
  • Pour vous aider à trouver des numéros de partie garantie qui ont été créés par votre compte client, utilisez le bouton « Lister les numéros de partie garantie disponibles » à l’écran des renseignements des numéros de partie garantie.
  • Ce n’est pas tout le monde qui peut créer et mettre à jour un numéro de partie garantie. L’utilisateur doit posséder le privilège d’accès Administrateur du numéro de partie garantie.
  • Seul l’Administrateur du numéro de partie garantie qui a créé le numéro de partie garantie est autorisé à mettre à jour le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel du numéro de partie garantie.
  • S’il vous faut réassigner un Administrateur du numéro de partie garantie ou activer ou désactiver un numéro de partie garantie, utilisez le formulaire Demande de modification de l’identité de l’administrateur de PG du RENBIP.
  • Tout enregistreur, y compris celui inscrit à un compte client, peut voir les renseignements du numéro de partie garantie et utiliser un numéro de partie garantie dans un enregistrement. Pour clarifier : le même numéro de partie garantie peut être utilisé par les enregistreurs de différents comptes client.
  • IMPORTANT : L’utilisation d’un numéro de partie garantie dans un enregistrement aura un effet sur la manière dont les rapports d’avis à la partie garantie sont envoyés à la partie garantie.

À propos des rapports d’avis à la partie garantie et de l’utilisation de numéros de partie garantie :

  • Dans le RENBIP, un avis à la partie garantie est un rapport généré par le système et envoyé à chaque partie garantie figurant dans un enregistrement lorsqu’il est modifié, supprimé ou enregistré de nouveau.
  • L’avis à la partie garantie comprend les antécédents familiaux de l’enregistrement ainsi que tous les détails au moment de la modification, de la mainlevée ou du nouvel enregistrement, y compris l’identité de l’enregistreur. Cela procure à la partie garantie l’occasion de corriger un changement accidentel, incorrect ou frauduleux à l’enregistrement.
  • L’avis à la partie garantie est envoyé selon les critères suivants :
    • Si une partie garantie figurant dans l’enregistrement a coché l’option d’envoi des rapports d’avis à la partie garantie par courriel, l’avis à la partie garantie est envoyé à l’adresse courriel fournie.
    • Si une partie garantie figurant dans l’enregistrement a été entrée à l’aide du numéro de partie garantie ou du champ « Même que l’enregistreur », l’avis à la partie garantie sera disponible pour l’administrateur du numéro de partie garantie à l’aide de la fonction Extraction de rapports. Cependant, si le numéro de partie garantie a été rendu inactif (consultez la rubrique d’aide relative à la mise à jour auprès du Centre de soutien à la clientèle ACOL), l’avis à la partie garantie sera envoyé par courriel, si cette option a été sélectionnée, ou par la poste, au nom et à l’adresse indiqués dans l’enregistrement.
    • Si une partie garantie figurant dans l’enregistrement a été entrée sans numéro de partie garantie (en saisissant le nom et les coordonnées), et si l’option d’envoi par courriel n’a pas été sélectionnée, l’avis à la partie garantie sera envoyé par la poste, au nom et à l’adresse indiqués dans l’enregistrement.

Consultez et sauvegardez votre relevé de vérification

Un relevé de vérification est un rapport généré par le système pour l’enregistreur après un enregistrement RENBIP. Un lien vers le relevé de vérification est affiché dans la page de confirmation après un enregistrement. Le relevé de vérification est aussi stocké dans le référentiel du document où il est possible de le consulter à l’aide du menu Extraction de rapports.

Nous vous recommandons fortement de consulter et de sauvegarder les relevés de vérification.

1.  Le relevé de vérification est la preuve que l’enregistrement a bien eu lieu. Des captures d’écran et des ébauches de détails d’enregistrement ne constituent pas des preuves adéquates de la réalisation d’un enregistrement.

2.  Le relevé de vérification offre le numéro d’enregistrement assigné lorsque l’enregistrement a été sauvegardé dans le Réseau. Il s’agit d’un numéro d’identification requis si vous devez modifier l’enregistrement.

3.  Le relevé de vérification présente les données qui ont été enregistrées. Si vous avez entré des données incorrectement, ou dans les rares cas où il se produit une erreur système qui touche les données que vous avez entrées, le relevé de vérification permet de voir et de corriger l’erreur.

4.  La loi sur les sûretés relatives aux biens personnels (ou loi SURBIP) exige que la partie garantie procure une copie du rapport de vérification à chaque débiteur nommé dans l’enregistrement (à moins qu’un débiteur ait renoncé à son droit de recevoir un relevé de vérification). Par exemple, consultez le paragraphe 43(11) de la loi SURBIP du Nouveau-Brunswick.

Utilisez le champ Renseignements additionnels, au besoin

Renseignements additionnels est plus qu’un champ de données facultatives. Il existe des circonstances dans lesquelles des règlements généraux de la loi SURBIP vous demandent d’utiliser le champ Renseignements additionnels pour entrer de l’information précise. Lisez les règlements et suivez-les!

Certaines des circonstances exigeant l’utilisation du champ Renseignements additionnels sont inscrites ci-dessous.

Exigences de modification, y compris pour les états de financement de la loi SURBIP :

1. Si vous renouvelez, supprimez ou modifiez un enregistrement en raison d’une ordonnance de la cour en lien avec l’enregistrement.

2. Si vous modifiez un enregistrement qui comprend l’un des éléments suivants :

  • Si un enregistrement concerne ou ne concerne plus une sûreté placée sous un acte de fiducie-sûreté.
  • En cas de divulgation d’un transfert à un autre débiteur d’une partie du bien grevé concerné par l’enregistrement.
  • En cas de divulgation d’un transfert d’une partie de l’intérêt d’une partie garantie.
  • En cas de divulgation d’une subordination d’un droit enregistré.
  • En cas de divulgation d’un changement qui n’est pas couvert de quelque façon que ce soit par les règlements généraux de la loi SURBIP.

Exigences pour l’enregistrement (nouvel enregistrement ou modification) pour les types d’enregistrements autres qu’un état de financement de la loi SURBIP :

3. En cas d’un avis de jugement relatif à la Loi sur le désintéressement des créanciers du Nouveau-Brunswick ou à la CRA de la Nouvelle-Écosse :

Si le nom du débiteur ou du créancier judiciaire indiqué dans le jugement diffère du nom inscrit dans l’enregistrement.

4. En cas d’un avis de demande relatif à la Loi sur le désintéressement des créanciers du Nouveau-Brunswick ou à la CRA de la Nouvelle-Écosse :

Si un mandat d’arrêt et d’emprisonnement a été lancé contre un débiteur.

En cas de cession de biens au profit des créanciers.

5. En cas d’avis de nomination de séquestre pour le Nouveau-Brunswick, Terre-Neuve-et-Labrador, la Nouvelle-Écosse ou l’Île-du-Prince-Édouard :

Où le séquestre est nommé par un tribunal.

Où le séquestre est nommé en vertu d’un contrat de sûreté.

6. En cas d’enregistrement d’un avis d’ordre concernant l’un des types d’enregistrement suivants :

  • Ordonnance de privilège concernant les biens ménagers en vertu de la Loi sur les biens matrimoniaux du Nouveau-Brunswick
  • Avis d’ordonnance en vertu de la Matrimonial Property Act de la Nouvelle-Écosse
  • État de financement relatif à la Children’s Law Act ou à la Family Law Act des Territoires du Nord-Ouest ou du Nunavut

7. En cas de bref d’exécution fédéral ou territorial pour les Territoires du Nord-Ouest ou le Nunavut :

  • Où le nom de la partie nommée par le bref indiqué dans le bref diffère du nom inscrit dans l’enregistrement.
  • Si l’enregistreur n’est pas en mesure d’indiquer le nom du tribunal sur l’écran affichant la liste des tribunaux.

8. En cas d’ordonnance en vertu de Loi sur l’exécution des ordonnances alimentaires des Territoires du Nord-Ouest ou du Nunavut :

  • Où le nom de la partie nommée par l’ordonnance indiqué dans l’ordonnance diffère du nom de partie inscrit dans l’enregistrement.

Autres renseignements concernant le champ Renseignements additionnels

  • Pour obtenir une version plus détaillée de la liste présentée ci-dessus, comprenant notamment un résumé des renseignements à fournir, consultez la page d’assistance en ligne du RENBIP relative à l’entrée des Renseignements additionnels (s’ouvre dans un nouvel onglet).
  • Avis de non-responsabilité : ces renseignements sont fournis à titre de matériel de sensibilisation et de renseignements aux utilisateurs du RENBIP. Certaines des autres exigences relatives à l’utilisation du champ Renseignements additionnels ne sont pas révélées ici. Consultez les règlements et règlements généraux de la loi SURBIP applicables pour obtenir plus de renseignements.

Effectuer un enregistrement dans plus qu’une région

ACOL RENBIP dessert plusieurs provinces et territoires, mais chacune de ces provinces et chacun de ces territoires possède son propre réseau d’enregistrement des biens personnels. Il n’existe pas de fonction unique permettant d’effectuer un enregistrement dans plusieurs régions en une seule demande. Cependant, le RENBIP facilite la réutilisation des renseignements d’enregistrements pour permettre de créer des enregistrements plus ou moins équivalents dans plusieurs régions desservies.

Les directives suivantes concernent l’enregistrement d’un état de financement de la loi SURBIP. Les autres types d’enregistrement nécessitent différents renseignements selon la région desservie.

1.  Ébauchez votre premier enregistrement : utilisez la fonction « Entrer un enregistrement » que vous utilisez normalement et sélectionnez la région et le type d’enregistrement (État de financement de la loi SURBIP). Dans l’écran « Ébaucher les détails d’enregistrement », entrez tous les détails d’enregistrement (terme, numéro de fichier, débiteurs, parties garanties, bien grevé et renseignements additionnels), mais ne soumettez pas immédiatement l’enregistrement.

2.  Sauvegardez l’ébauche des détails d’enregistrement : de l’écran « Ébaucher les détails d’enregistrement », cliquez sur le bouton d’enregistrement du brouillon. Précisez un nom de fichier pour le brouillon.

3.  Terminez le premier enregistrement :vérifiez les détails de votre enregistrement, effectuez l’enregistrement, recevez une confirmation et consultez votre relevé de vérification.

4.  Réutilisez le brouillon sauvegardé pour l’enregistrement de la prochaine région : retournez au menu « Entrer un enregistrement ». Sélectionnez la prochaine région pour laquelle vous souhaitez entrer un enregistrement. Sélectionnez « Ouvrir le brouillon » pour réutiliser les détails d’enregistrement du fichier sauvegardé à l’étape 2.

5.  Terminez le prochain enregistrement : au besoin, révisez les détails de l’enregistrement pour vérifier les différences applicables à cette région. Terminez l’enregistrement.

6.  Répétez autant de fois que nécessaire pour toutes les régions où vous souhaitez entrer l’enregistrement : répétez les étapes 4 et 5 jusqu’à ce que vous ayez effectué l’enregistrement pour toutes les régions souhaitées.

Sachez quand des numéros de série sont requis

RENBIP offre deux manières de décrire un bien grevé :

  • Bien grevé numéroté en série : une rangée ou plus présentant des biens grevés numérotés en série. Ces valeurs peuvent faire l’objet d’une recherche à l’aide de la recherche par numéro de série RENBIP (soit la recherche de biens grevés numérotés en série) et du service Clic-privilège.
  • Description générale du bien grevé : une grande zone de texte qui permet d’entrer un résumé ou une description détaillée du bien grevé. Cette valeur N’entre PAS dans les recherches par numéro de série RENBIP.

Qu’un bien grevé ait un numéro de série ne signifie pas qu’il doit forcément être entré dans un enregistrement du RENBIP comme bien grevé numéroté en série.

Les règles d’enregistrement des biens grevés dans le RENBIP sont définies dans la SURBIP et dans les règlements généraux de la loi SURBIP. Les termes importants pour comprendre ces règlements – « biens », « biens de consommation », « équipement », « stocks » et autres types de biens grevés – sont définis au début de la loi SURBIP.

Voici deux des plus importantes distinctions que vous devriez connaître à propos de la loi SURBIP et de ses règlements généraux :

1. Tout ce qui est marqué d’un numéro de série n’est pas nécessairement un « bien grevé numéroté en série ». Les biens grevés numérotés en série, comme définis dans les règlements généraux de la loi SURBIP, sont « un véhicule à moteur, remorque, maison mobile, aéronef, bateau ou moteur hors-bord pour un bateau » [règlements généraux de la loi SURBIP du Nouveau-Brunswick, article 2]. Bien qu’un ordinateur, une télévision, un appareil, une machine, un document ou un autre bien grevé puisse avoir un numéro de série, s’il ne correspond pas à la définition de « bien grevé numéroté en série », il doit être compris dans la description générale de bien grevé et non dans la liste des biens grevés numérotés en série.

2. Les règlements pour décrire les biens grevés numérotés en série varient selon que le bien un est « bien de consommation », de l’« équipement » ou des « stocks ». En général, les « biens de consommation » sont inscrits comme biens grevés numérotés en série, les « stocks » sont sous la description générale de bien grevé, et l’« équipement » pourrait être inscrit comme l’un ou l’autre. Consultez la loi SURBIP et ses règlements généraux pour connaître les règles spécifiques qui s’appliquent à votre situation.

Copier et coller dans les écrans du RENBIP

La plupart des écrans du RENBIP vous permettent de copier et de coller des renseignements dans les champs de données au lieu de les taper.

Nous vous encourageons à utiliser ces fonctionnalités lorsque possible afin de réduire les erreurs de frappe.

Restrictions pour les caractères non valides

  • Le RENBIP prend en charge un vaste jeu de caractères (ISO-8859-1) qui comprend les caractères accentués du français et d’autres langues européennes.
  • Le RENBIP ne prend pas en charge certains caractères spéciaux utilisés par Microsoft Office et d’autres applications, comme les guillemets directionnels, les espaces insécables et les points de suspension. Copier de tels caractères dans des champs autres que les champs Bien grevé à description générale et Renseignements additionnels (voir ci-dessous) pourrait entraîner des erreurs.
  • Le champ Numéro de série n’accepte que les caractères alphabétiques et numériques. Les autres caractères peuvent être collés dans le champ, mais pas sauvegardés.Si vous copiez de tels caractères, vous devez les retirer manuellement du champ Numéro de série avant d’effectuer un enregistrement ou une recherche (le RENBIP affichera un message d’erreur indiquant que vous avez entré des caractères non valides).

Manipulations particulières pour les champs Bien grevé à description générale et Renseignements additionnels

  • Dans les champs de texte Bien grevé à description générale et Renseignements additionnels, le RENBIP transformera automatiquement certains caractères non valides en caractères valides équivalents. Les caractères utilisés par Microsoft Office et certaines autres applications, comme les guillemets directionnels, les espaces insécables et les points de suspension, seront automatiquement transformés en caractères équivalents, comme les guillemets, les espaces et les trois points de suspension standard. Pour obtenir plus de renseignements, consultez la page sur le jeu de caractères du RENBIP.

Les champs Bien grevé à description générale et Renseignements additionnels pourraient ne pas conserver le formatage du texte

  • Les champs Bien grevé à description générale et Renseignements additionnels sont des champs de texte longs mais simples. Des colonnes de données bien alignées dans votre document source ne conserveront peut-être pas le même alignement après avoir été copiées dans les champs Bien grevé à description générale et Renseignements additionnels. Afin de voir à quoi ressemblera votre texte copié dans un enregistrement terminé, suivez les étapes suivantes :
    • Continuez à l’écran Présenter l’enregistrement.
    • Avant de soumettre l’enregistrement, cliquez sur le bouton « Visualiser les détails ». Cette fonction présente les détails de votre ébauche d’enregistrement de manière similaire à celle dont ils seront présentés dans le relevé de vérification ou le rapport de résultats de recherche.
    • Si vous n’en aimez pas l’apparence, retournez à l’écran Présenter l’enregistrement, cliquez sur le bouton « Réviser les détails d’enregistrement » afin de revenir à la page Ébaucher les détails d’enregistrement, puis modifiez les données.

Créer un modèle d’enregistrement RENBIP

Un modèle d’enregistrement est un ensemble sauvegardé de détails d’enregistrement que vous pouvez réutiliser pour créer de nouveaux enregistrements dans le RENBIP.

Un modèle d’enregistrement peut être particulièrement utile si vous devez régulièrement entrer des enregistrements de RENBIP qui contiennent les mêmes renseignements ou des renseignements semblables. Un modèle peut vous permettre de gagner du temps lors de la saisie des renseignements et vous aider à éviter des erreurs en disposant toujours les mêmes renseignements dans votre ébauche d’enregistrement.

1. Utilisez la fonction Entrer un enregistrement pour lancer la création d’un nouvel enregistrement. Choisissez la région desservie (province ou territoire) et le type d’enregistrement, puis continuez à l’écran Ébaucher les détails d’enregistrement.

2. N’entrez que les renseignements communs utilisés par la plupart de vos enregistrements comme l’échéance d’enregistrement, les dossiers de partie garantie et le texte de description général d’un bien grevé.

3. Cliquez sur le bouton Enregistrer l’ébauche au bas de l’écran. Choisissez un dossier de destination et un nom de fichier pour votre modèle. Le fichier sera stocké sous forme de fichier d’objet java sérialisé (doté de l’extension .ser). Vous pouvez créer autant de modèles que nécessaire.

4. Pour utiliser votre modèle d’enregistrement, revenez à l’écran Entrer un enregistrement. Entrez le nom de fichier du modèle sauvegardé ou cliquez sur le bouton Parcourir pour le retrouver. Cliquez ensuite sur le bouton d’ouverture d’ébauche. Les renseignements sauvegardés seront alors copiés dans l’écran Ébaucher les détails d’enregistrement. Continuez vers l’écran Ébaucher les détails d’enregistrement pour terminer l’enregistrement.

Remarques :

1. Les utilisateurs peuvent partager et transférer les modèles (fichiers sauvegardés) entre eux.Par exemple, tous les utilisateurs de votre compte peuvent utiliser les mêmes modèles.

2. Les fonctionnalités d’enregistrement et d’ouverture d’ébauche peuvent également servir à sauvegarder un enregistrement incomplet pour permettre de le terminer ultérieurement.

Saisir des renseignements sur les débiteurs exacts

Comme il s’agit des données qui déterminent si un enregistrement s’affichera ou non dans une recherche du RENBIP, les noms des débiteurs et les numéros de série sont probablement les renseignements que vous devez saisir avec le plus de soin dans un enregistrement RENBIP ou lors d’une recherche. Voici des conseils pour vous aider à saisir des renseignements exacts sur les débiteurs :

1. Déterminez le type de débiteur (individu ou entreprise) et le nom exact du débiteur conformément aux règlements généraux de la loi SURBIP. Lisez les règlements et utilisez-les!

2. Concernant les débiteurs qui sont des entreprises, les règlements fourniront des indications telles que :

  • Comment déterminer si un débiteur doit être entré en tant que personne ou en tant qu’entreprise. Il n’est pas toujours évident de trancher. Par exemple, consultez les règlements sur la façon d’entrer la succession d’une personne décédée ou en faillite.
  • Comment entrer les noms d’entreprises débitrices telles que les sociétés, les syndicats, les fiducies, les fiduciaires, les faillites, les partenariats, les consortiums et d’autres types d’entreprises.
  • En ce qui concerne certains types d’entreprises débitrices, les cas où il est nécessaire d’entrer les noms de représentants en tant que débiteurs individuels.
  • Les formes de nom à entrer lorsque des sociétés possèdent différents noms dans différentes langues (p. ex. en anglais, en français et bilingue).
  • Dans le cas d’une société, quels mots comme « Limited », « Incorporated » et « Company » peuvent être abrégés et, si les abréviations peuvent être employées, quelles autres abréviations peuvent être utilisées.

3. En ce qui concerne les débiteurs ordinaires, les règlements fourniront des indications telles que :

  • Quelle documentation, comme le certificat de naissance, le passeport, le document de citoyenneté, etc., faut-il utiliser pour déterminer le nom du débiteur?  Réponse : il existe différentes priorités de documentation selon le lieu de naissance et la citoyenneté de la personne, mais un permis de conduire n’est généralement PAS le meilleur moyen de déterminer le nom du débiteur aux fins de la loi SURBIP.
  • Que faire pour une personne dont le nom a changé à la suite d’un mariage ou pour une autre raison?
  • Quelles parties du nom de l’individu, comme le prénom, le second prénom et le nom de famille, faut-il entrer? Réponse : toutes celles qui s’appliquent! Si une personne a un second prénom, inscrivez-le.
  • Comment entrer les titres comme « M. », « Mme » et « Dr »? Réponse : ne les entrez pas du tout.
  • Comment entrer des désignations comme « Junior » ou « Jr »? Réponse : cela varie selon les régions desservies.Les provinces atlantiques n’inscrivent pas de telles désignations dans le nom. Les Territoires du Nord-Ouest et le Nunavut exigent qu’une appellation comme « Junior » ou « Jr » soit inscrite dans la documentation source pour être entrée dans le champ Prénom.

4. Pour les entreprises comme pour les débiteurs individuels, vous pouvez entrer de multiples débiteurs dans le même enregistrement ou effectuer de multiples recherches à l’aide de différents noms. En d’autres termes, vous n’êtes pas limité à l’enregistrement ou à la recherche d’une seule forme du même nom; vous pouvez enregistrer ou chercher toutes les formes qui s’appliquent.

Vérifiez les détails de l’enregistrement avant de le modifier

Lorsque vous effectuez une modification, une mainlevée, un nouvel enregistrement ou un renouvellement, vérifiez que vous modifiez le bon enregistrement.

Pour déterminer l’enregistrement à modifier, vous devez entrer la région et le numéro d’enregistrement. Il est arrivé qu’un utilisateur précise la mauvaise région ou le mauvais numéro d’enregistrement et modifie cet enregistrement.

Cette erreur est rare avec la fonction de modification, car l’enregistreur doit utiliser des écrans qui affichent les détails actuels de l’enregistrement. L’enregistreur a l’occasion de remarquer que le débiteur, la partie garantie ou le bien grevé n’est pas ce qui est attendu et d’annuler la modification.

L’erreur est plus courante avec les fonctions de mainlevée, de nouvel enregistrement ou de renouvellement, car il est alors possible d’effectuer des modifications selon la région ou le numéro d’enregistrement seulement. Pour éviter cette erreur, consultez toujours les détails de l’enregistrement avant de sauvegarder une modification.

Si vous avez déjà modifié le mauvais enregistrement, voici ce que vous pouvez faire.

Vous avez changé le mauvais enregistrement, que faire?

Lorsque vous effectuez une modification, une mainlevée, un nouvel enregistrement ou un renouvellement, il est possible de modifier accidentellement le mauvais enregistrement. Pour éviter que cela se produise, vérifiez toujours les détails d’un enregistrement avant de le modifier.

Que devriez-vous faire si vous réalisez que vous avez accidentellement modifié le mauvais enregistrement?

Nous vous recommandons d’aviser la partie garantie de la modification accidentelle. Pour obtenir plus de renseignements sur la manière d’aviser la partie garantie, cliquez ici.

Consultez les recommandations supplémentaires ci-dessous selon l’action effectuée sur l’enregistrement.


Renouvellement – De toutes les modifications d’enregistrement accidentelles, le renouvellement est probablement le moins susceptible de nuire à la partie garantie. Vous avez prolongé la période de l’enregistrement. Cette extension pourrait ou non être intéressante pour la partie garantie, mais elle ne réduit pas l’efficacité de l’enregistrement. Cependant, il convient tout de même d’en aviser la partie garantie. La partie garantie pourrait avoir besoin de modifier manuellement la mainlevée, puisqu’elle n’expirera pas à l’ancienne date (avant renouvellement). Actions :

  • Aucune autre action d’enregistrement n’est nécessaire. La prolongation de l’échéance de l’enregistrement par renouvellement est irréversible.
  • Avisez la partie garantie du renouvellement accidentel.

Mainlevée – De toutes les modifications d’enregistrement accidentelles, la mainlevée est probablement la plus susceptible de nuire à la partie garantie. Bien que l’enregistrement concerné pourra toujours être affiché dans les rapports de résultats de recherche pendant encore trente jours, les enregistrements effectués pendant que cet enregistrement fait l’objet d’une mainlevée pourraient être affichés de façon prioritaire au détriment de l’enregistrement faisant l’objet d’une mainlevée. Une fois les trente jours écoulés, la mainlevée deviendra permanente, et réactiver l’enregistrement sera impossible.

Si vous avez par mégarde appliqué une mainlevée à un enregistrement, nous recommandons de la réenregistrer immédiatement, c.-à.-d. sans attendre que la partie garantie communique avec vous. Le réenregistrement redonnera l’état « actif » ou « en vigueur » à l’enregistrement. Plus la période où l’enregistrement fait l’objet d’une mainlevée est courte, moins il est probable que la mainlevée accidentelle cause de problème à la partie garantie. Actions :

  • Réenregistrez l’enregistrement dès que possible et impérativement dans les 30 jours suivant la mainlevée accidentelle.
  • Informez la partie garantie de la mainlevée accidentelle et du réenregistrement effectué.

Réenregistrement – Seul un enregistrement qui a fait l’objet d’une mainlevée ou qui est devenu échu (expiré) au cours des 30 derniers jours peut être réenregistré, ce qui fait du réenregistrement la modification accidentelle la moins susceptible de se produire.

Si l’enregistrement a fait l’objet d’une mainlevée, le réenregistrement lui redonnera l’état « actif » jusqu’à son expiration. Pour « corriger » cet état, il faudrait alors soumettre l’enregistrement à une nouvelle mainlevée.

Si l’enregistrement est échu, effectuer un réenregistrement vous accorde un délai de 24 heures pendant lequel vous pouvez renouveler l’enregistrement. Aucune action n’est nécessaire pour « corriger » une telle situation. Si l’enregistrement n’est pas renouvelé au cours de la période de réenregistrement temporaire, il redeviendra alors échu (expiré).

Si vous avez réenregistré un enregistrement par mégarde, nous vous recommandons d’avertir la partie garantie et de NE PAS tenter de corriger la situation en effectuant un autre enregistrement. Nous recommandons de laisser la partie garantie prendre la décision. Actions :

  • Aucune autre action d’enregistrement (du moins, sans avoir reçu l’approbation de la partie garantie). Laissez l’enregistrement à l’état « actif ».
  • Avisez la partie garantie du réenregistrement accidentel.

Modification – La modification accidentelle d’un enregistrement est très rare, car l’enregistreur doit consulter les renseignements d’un enregistrement avant d’y apporter des modifications. Malheureusement, si un enregistrement a été modifié par erreur, les modifications nécessaires pour corriger le problème pourraient être complexes et aggraver la situation. C’est pourquoi nous recommandons de toujours communiquer avec la partie garantie avant d’effectuer toute tentative de correction de l’enregistrement.

La gravité des problèmes pouvant toucher la partie garantie dépend du changement effectué :

Le risque le plus grave est qu’un débiteur ou un numéro de série (une valeur de recherche) soit supprimé, c.-à-d. une mainlevée partielle. Veuillez noter que « modifier » un débiteur ou un numéro de série existant a pour effet de supprimer l’enregistrement existant et d’en créer un nouveau. Dans un tel cas, il est essentiel, tout comme en cas de mainlevée, de corriger l’erreur aussi rapidement que possible et impérativement dans les 30 jours suivant la modification accidentelle.

Risque modéré : Un changement aux autres renseignements d’enregistrement existants – comme les dossiers d’une partie garantie, des renseignements judiciaires, une description générale du bien grevé, ou d’autres renseignements – est susceptible d’induire un chercheur en erreur, mais le chercheur sera au moins au courant de l’enregistrement. L’erreur devrait être corrigée le plus rapidement possible.

Risque le moins important : Un débiteur, un numéro de série ou un enregistrement de partie garantie a été ajouté. Dans ce cas-ci, la partie garantie est la moins susceptible d’être touchée par les renseignements « supplémentaires » compris dans l’enregistrement. Ces changements sont également les plus faciles à corriger; les dossiers supplémentaires peuvent simplement être supprimés par une modification ultérieure.

Actions :

Informer la partie garantie de la modification accidentelle.

  • Aborder d’autres modifications très attentivement pour corriger les changements erronés. Par exemple, si vous entrez de nouveau des dossiers supprimés, veillez à ce que les nouveaux dossiers reproduisent exactement les renseignements d’enregistrement précédents.
  • Songez à ajouter une description de la modification accidentelle et de sa correction dans le champ « Renseignements supplémentaires ».
  • Par exemple :
    • « La modification à l’enregistrement <registration number> le <date> contenait des changements erronés qui devraient être ignorés. La modification effectuée le <date> a permis de corriger ces changements erronés. »

 

Informer la partie garantie

Voici des recommandations plus poussées si vous devez informer une partie garantie que vous avez changé un enregistrement par erreur :

1. Documentation : Toutes les parties garanties figurant dans un enregistrement qui a été modifié, annulé ou enregistré de nouveau recevront un rapport d’avis pour partie garantie du système RENBIP les informant du changement. Cependant, nous ne recommandons pas d’attendre que la ou les parties garanties reçoivent l’avis pour partie garantie. Vous devriez plutôt fournir une copie du rapport de déclaration de vérification du système RENBIP pour l’enregistrement erroné. Si vous avez réalisé des enregistrements ultérieurs afin d’essayer de corriger le problème, fournissez également des copies de ces déclarations de vérification. Si vous n’avez pas de copie d’une déclaration de vérification applicable, vous pouvez retrouver le statut actuel de l’enregistrement, y compris l’enregistrement erroné, en exécutant une recherche de numéro d’enregistrement du système RENBIP.

2. Communiquer avec la partie garantie : Le dossier de la partie garantie doit contenir des coordonnées, y compris un ou plusieurs des éléments suivants : nom de la personne-ressource, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, adresse courriel et adresse postale.Nous vous recommandons d’utiliser les méthodes disponibles les plus efficaces, comme le téléphone, le courriel ou le télécopieur. L’adresse postale pourrait être utile pour chercher des renseignements téléphoniques qui ne seraient pas présents dans l’enregistrement ou qui ne seraient plus valides.

3. S’il y a plus d’une partie garantie : Nous vous recommandons d’essayer de joindre toutes les parties garanties jusqu’à ce que vous parveniez à communiquer avec au moins l’une d’entre elles. Décidez avec cette partie garantie si vous devriez communiquer avec les autres parties garanties ou non.

4. Si vous ne parvenez pas à joindre une partie garantie : Si vous êtes incapable de communiquer avec la partie garantie, l’enregistreur qui a effectué le premier enregistrement pourrait constituer une personne-ressource de rechange. Pour obtenir de l’aide afin d’identifier l’enregistreur ou les enregistreurs précédents et ainsi d’obtenir les coordonnées de la personne-ressource de l’enregistrement, communiquez avec le Centre de soutien à la clientèle d’ACOL. Expliquez à l’agent pourquoi vous essayez de connaître l’identité et les coordonnées de l’enregistreur. L’agent devrait être en mesure de vous aider à joindre l’enregistreur.