RENBIP Nouveau-Brunswick new brunswickPPRS Newfoundland and LabradorRENBIP Nouvelle-Écosse Nova ScotiaPPRS Northwest TerritoriesRENBIP NunavutRENBIP Île-du-Prince-Édouard prince edward islandRENBIP Yukon

Vous avez changé le mauvais enregistrement, que faire?

Lorsque vous effectuez une modification, une mainlevée, un nouvel enregistrement ou un renouvellement, il est possible de modifier accidentellement le mauvais enregistrement. Pour éviter que cela se produise, vérifiez toujours les détails d’un enregistrement avant de le modifier.

Que devriez-vous faire si vous réalisez que vous avez accidentellement modifié le mauvais enregistrement?

Nous vous recommandons d’aviser la partie garantie de la modification accidentelle. Pour obtenir plus de renseignements sur la manière d’aviser la partie garantie, cliquez ici.

Consultez les recommandations supplémentaires ci-dessous selon l’action effectuée sur l’enregistrement.


Renouvellement – De toutes les modifications d’enregistrement accidentelles, le renouvellement est probablement le moins susceptible de nuire à la partie garantie. Vous avez prolongé la période de l’enregistrement. Cette extension pourrait ou non être intéressante pour la partie garantie, mais elle ne réduit pas l’efficacité de l’enregistrement. Cependant, il convient tout de même d’en aviser la partie garantie. La partie garantie pourrait avoir besoin de modifier manuellement la mainlevée, puisqu’elle n’expirera pas à l’ancienne date (avant renouvellement). Actions :

  • Aucune autre action d’enregistrement n’est nécessaire. La prolongation de l’échéance de l’enregistrement par renouvellement est irréversible.
  • Avisez la partie garantie du renouvellement accidentel.

Mainlevée – De toutes les modifications d’enregistrement accidentelles, la mainlevée est probablement la plus susceptible de nuire à la partie garantie. Bien que l’enregistrement concerné pourra toujours être affiché dans les rapports de résultats de recherche pendant encore trente jours, les enregistrements effectués pendant que cet enregistrement fait l’objet d’une mainlevée pourraient être affichés de façon prioritaire au détriment de l’enregistrement faisant l’objet d’une mainlevée. Une fois les trente jours écoulés, la mainlevée deviendra permanente, et réactiver l’enregistrement sera impossible.

Si vous avez par mégarde appliqué une mainlevée à un enregistrement, nous recommandons de la réenregistrer immédiatement, c.-à.-d. sans attendre que la partie garantie communique avec vous. Le réenregistrement redonnera l’état « actif » ou « en vigueur » à l’enregistrement. Plus la période où l’enregistrement fait l’objet d’une mainlevée est courte, moins il est probable que la mainlevée accidentelle cause de problème à la partie garantie. Actions :

  • Réenregistrez l’enregistrement dès que possible et impérativement dans les 30 jours suivant la mainlevée accidentelle.
  • Informez la partie garantie de la mainlevée accidentelle et du réenregistrement effectué.

Réenregistrement – Seul un enregistrement qui a fait l’objet d’une mainlevée ou qui est devenu échu (expiré) au cours des 30 derniers jours peut être réenregistré, ce qui fait du réenregistrement la modification accidentelle la moins susceptible de se produire.

Si l’enregistrement a fait l’objet d’une mainlevée, le réenregistrement lui redonnera l’état « actif » jusqu’à son expiration. Pour « corriger » cet état, il faudrait alors soumettre l’enregistrement à une nouvelle mainlevée.

Si l’enregistrement est échu, effectuer un réenregistrement vous accorde un délai de 24 heures pendant lequel vous pouvez renouveler l’enregistrement. Aucune action n’est nécessaire pour « corriger » une telle situation. Si l’enregistrement n’est pas renouvelé au cours de la période de réenregistrement temporaire, il redeviendra alors échu (expiré).

Si vous avez réenregistré un enregistrement par mégarde, nous vous recommandons d’avertir la partie garantie et de NE PAS tenter de corriger la situation en effectuant un autre enregistrement. Nous recommandons de laisser la partie garantie prendre la décision. Actions :

  • Aucune autre action d’enregistrement (du moins, sans avoir reçu l’approbation de la partie garantie). Laissez l’enregistrement à l’état « actif ».
  • Avisez la partie garantie du réenregistrement accidentel.

Modification – La modification accidentelle d’un enregistrement est très rare, car l’enregistreur doit consulter les renseignements d’un enregistrement avant d’y apporter des modifications. Malheureusement, si un enregistrement a été modifié par erreur, les modifications nécessaires pour corriger le problème pourraient être complexes et aggraver la situation. C’est pourquoi nous recommandons de toujours communiquer avec la partie garantie avant d’effectuer toute tentative de correction de l’enregistrement.

La gravité des problèmes pouvant toucher la partie garantie dépend du changement effectué :

Le risque le plus grave est qu’un débiteur ou un numéro de série (une valeur de recherche) soit supprimé, c.-à-d. une mainlevée partielle. Veuillez noter que « modifier » un débiteur ou un numéro de série existant a pour effet de supprimer l’enregistrement existant et d’en créer un nouveau. Dans un tel cas, il est essentiel, tout comme en cas de mainlevée, de corriger l’erreur aussi rapidement que possible et impérativement dans les 30 jours suivant la modification accidentelle.

Risque modéré : Un changement aux autres renseignements d’enregistrement existants – comme les dossiers d’une partie garantie, des renseignements judiciaires, une description générale du bien grevé, ou d’autres renseignements – est susceptible d’induire un chercheur en erreur, mais le chercheur sera au moins au courant de l’enregistrement. L’erreur devrait être corrigée le plus rapidement possible.

Risque le moins important : Un débiteur, un numéro de série ou un enregistrement de partie garantie a été ajouté. Dans ce cas-ci, la partie garantie est la moins susceptible d’être touchée par les renseignements « supplémentaires » compris dans l’enregistrement. Ces changements sont également les plus faciles à corriger; les dossiers supplémentaires peuvent simplement être supprimés par une modification ultérieure.

Actions :

Informer la partie garantie de la modification accidentelle.

  • Aborder d’autres modifications très attentivement pour corriger les changements erronés. Par exemple, si vous entrez de nouveau des dossiers supprimés, veillez à ce que les nouveaux dossiers reproduisent exactement les renseignements d’enregistrement précédents.
  • Songez à ajouter une description de la modification accidentelle et de sa correction dans le champ « Renseignements supplémentaires ».
  • Par exemple :
    • « La modification à l’enregistrement <registration number> le <date> contenait des changements erronés qui devraient être ignorés. La modification effectuée le <date> a permis de corriger ces changements erronés. »

 

Informer la partie garantie

Voici des recommandations plus poussées si vous devez informer une partie garantie que vous avez changé un enregistrement par erreur :

1. Documentation : Toutes les parties garanties figurant dans un enregistrement qui a été modifié, annulé ou enregistré de nouveau recevront un rapport d’avis pour partie garantie du système RENBIP les informant du changement. Cependant, nous ne recommandons pas d’attendre que la ou les parties garanties reçoivent l’avis pour partie garantie. Vous devriez plutôt fournir une copie du rapport de déclaration de vérification du système RENBIP pour l’enregistrement erroné. Si vous avez réalisé des enregistrements ultérieurs afin d’essayer de corriger le problème, fournissez également des copies de ces déclarations de vérification. Si vous n’avez pas de copie d’une déclaration de vérification applicable, vous pouvez retrouver le statut actuel de l’enregistrement, y compris l’enregistrement erroné, en exécutant une recherche de numéro d’enregistrement du système RENBIP.

2. Communiquer avec la partie garantie : Le dossier de la partie garantie doit contenir des coordonnées, y compris un ou plusieurs des éléments suivants : nom de la personne-ressource, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, adresse courriel et adresse postale.Nous vous recommandons d’utiliser les méthodes disponibles les plus efficaces, comme le téléphone, le courriel ou le télécopieur. L’adresse postale pourrait être utile pour chercher des renseignements téléphoniques qui ne seraient pas présents dans l’enregistrement ou qui ne seraient plus valides.

3. S’il y a plus d’une partie garantie : Nous vous recommandons d’essayer de joindre toutes les parties garanties jusqu’à ce que vous parveniez à communiquer avec au moins l’une d’entre elles. Décidez avec cette partie garantie si vous devriez communiquer avec les autres parties garanties ou non.

4. Si vous ne parvenez pas à joindre une partie garantie : Si vous êtes incapable de communiquer avec la partie garantie, l’enregistreur qui a effectué le premier enregistrement pourrait constituer une personne-ressource de rechange. Pour obtenir de l’aide afin d’identifier l’enregistreur ou les enregistreurs précédents et ainsi d’obtenir les coordonnées de la personne-ressource de l’enregistrement, communiquez avec le Centre de soutien à la clientèle d’ACOL. Expliquez à l’agent pourquoi vous essayez de connaître l’identité et les coordonnées de l’enregistreur. L’agent devrait être en mesure de vous aider à joindre l’enregistreur.