Vous êtes responsable de mettre en œuvre et de conserver la protection en vigueur pour les renseignements contenus dans votre compte client ACOL, y compris pour les privilèges d’accès utilisateur et les authentifiants de connexion.

Les renseignements dans votre compte client ACOL comprennent les coordonnées de l’entreprise et les personnes-ressources des services techniques et financiers clés. Ces renseignements devraient être vérifiés périodiquement pour garantir qu’ils demeurent complets et précis. Communiquez avec nous si des renseignements doivent être mis à jour. Cliquez ici pour apprendre comment réviser les renseignements dans votre compte client.

Votre compte client ACOL pourrait comprendre un ou plusieurs utilisateurs, et chacun d’entre eux pourrait avoir ses propres privilèges d’accès et authentifiants de connexion (identificateur et mot de passe). Vous êtes responsable de gérer vos utilisateurs, y compris :

• Un utilisateur dans votre compte est désigné comme l’utilisateur administrateur principal. Cette personne possède le pouvoir de mettre à jour le nom d’utilisateur, d’accorder l’accès aux autres utilisateurs ou de révoquer certains accès et de modifier le mot de passe des utilisateurs. Les privilèges de l’utilisateur administrateur principal devraient être assignés en conséquence et être réassignés si vous avez de nouveaux employés ou si certains employés changent de poste.
• Chaque personne de votre organisation qui utilise le système RENBIP devrait avoir son propre nom d’utilisateur (ou identificateur). Un identificateur et son mot de passe ne devraient pas être partagés par plusieurs personnes.
• Vous devriez veiller à ce que vos utilisateurs protègent leur identificateur et leur mot de passe afin qu’ils ne soient pas utilisés de façon accidentelle ou malveillante. Ils ne doivent donc pas partager leur mot de passe avec d’autres personnes ni l’écrire à un endroit accessible par d’autres personnes.
• Vous devriez surveiller l’activité de votre compte. Cliquez ici pour apprendre à utiliser la déclaration de compte ACOL.

Vous êtes responsable de vous conformer à la Loi sur les sûretés relatives aux biens personnels (loi SURBIP) et aux règlements généraux de la loi SURBIP, y compris, mais sans s’y limiter, les règlements suivants :

Effectuer l’enregistrement uniquement lorsque permis par la loi. (Ce n’est pas parce que le système RENBIP vous permet d’effectuer un enregistrement que vous êtes autorisé à le faire.)

Se conformer aux directives d’enregistrement et de recherche définies dans les règlements [généraux] de la loi SURBIP.

S’il s’agit d’une partie garantie, aviser le débiteur des nouveaux enregistrements et répondre aux demandes de renseignements provenant du débiteur ou des tiers intéressés comme le définissent la loi et les règlements généraux.

Vous êtes responsable de veiller à ce que votre utilisation du registre des biens personnels soit conforme à l’objectif du registre.  Cela comprend, mais sans s’y limiter, les lignes directrices suivantes :

• Vous ne devez pas utiliser le registre pour enregistrer sciemment des renseignements erronés ou frauduleux.
• Vous ne devez pas utiliser le registre pour effectuer des recherches dont l’objectif n’est pas de déterminer des intérêts de propriété enregistrés ainsi que leur priorité relative.
• Les renseignements de registre consignés aux rapports d’enregistrement et de recherche doivent uniquement être dévoilés aux personnes qui les utilisent conformément à l’objectif du registre. Ces renseignements ne doivent pas être diffusés à grande échelle ni divulgués au public.

En tant qu’enregistreur créant un nouvel enregistrement ou modifiant un enregistrement existant, vous devez tenir compte des éléments suivants :

1. Vous avez la responsabilité de garantir l’intégralité et l’exactitude des renseignements que vous indiquez dans un enregistrement. La loi SURBIP et sa réglementation déterminent les renseignements que vous devez entrer en fonction du but de votre enregistrement (par exemple, en fonction des circonstances qui ont mené à la création de la sûreté que vous désirez enregistrer).

2. Un enregistrement entre en vigueur à la date et à l’heure où l’enregistrement est ajouté à la base de données du RENBIP provincial ou territorial et non au moment où vous soumettez l’enregistrement.

3. Chaque enregistrement (original, modifié, renouvelé, soumis à une mainlevée, réenregistré, modifié par une modification globale) possède un numéro d’enregistrement unique. Le numéro d’enregistrement unique attribué à un enregistrement créé et les autres renseignements d’enregistrement sont indiqués dans un relevé de vérification (rapport) renvoyé à l’enregistreur. Vous et les parties garanties avez la responsabilité d’effectuer le suivi de vos enregistrements afin d’être en mesure de les modifier ou de leur assigner une mainlevée lorsque la situation l’exige.

4. Pour créer un enregistrement, les renseignements sur le client RENBIP de votre organisation doivent avoir été ajoutés à la base de données du RENBIP par votre administrateur RENBIP. Si les renseignements sur le client RENBIP sont incomplets ou inactifs dans la province ou le territoire concerné par votre enregistrement, votre tentative d’enregistrement échouera. Vous devez utiliser la fonctionnalité Mettre à jour les renseignements sur le client du RENBIP pour modifier vos renseignements sur le client du RENBIP s’ils ne sont pas exacts.

5. L’enregistreur (utilisateur qui effectue l’enregistrement) et les renseignements sur le client RENBIP sont stockés de façon permanente dans la base de données RENBIP provinciale/territoriale avec chaque enregistrement. Le système RENBIP enregistre l’enregistreur et les renseignements sur le client RENBIP automatiquement. Ces renseignements sont compris dans la déclaration de vérification et dans chaque avis pour partie garantie (le cas échéant).

6. La façon dont les parties garanties sont entrées par l’enregistreur au moment de créer un enregistrement ou une modification déterminera si les parties garanties recevront des avis de rapports pour partie garantie de façon électronique ou par la poste. Vous et les parties garanties êtes responsables de déterminer la façon dont les renseignements sur la partie garantie devraient être entrés dans un nouvel enregistrement ou dans une nouvelle modification, par exemple, en utilisation un numéro de partie garantie ou une adresse courriel.

En tant que chercheur utilisant un Réseau d’enregistrement des biens personnels, vous devez tenir compte des éléments suivants :

1. Vous avez la responsabilité de garantir l’intégralité et l’exactitude des renseignements que vous utilisez dans vos critères de recherche. Les lois et la réglementation relatives à la loi SURBIP déterminent les renseignements que les enregistreurs doivent entrer en fonction du but de l’enregistrement (c’est-à-dire en fonction des circonstances qui ont mené à la création de la sûreté) et du type de recherche effectuée. Surtout, cela signifie que vous êtes responsable de déterminer le nom du débiteur, le numéro de série et le numéro d’enregistrement appropriés comme critères de recherche.

2. Vous avez la responsabilité de déterminer si les concordances exactes ou presque parfaites (enregistrements) concernent la personne, l’organisation ou le bien grevé que vous recherchez. Certaines recherches peuvent mener à un très grand nombre d’enregistrements possiblement pertinents. Des capacités d’affichage et de sauvegarde des détails d’enregistrement sont offertes (y compris dans le rapport de résultats de recherche). De plus, la loi SURBIP et sa réglementation abordent l’accès aux contrats de sûreté détenus par des parties garanties nommées dans l’enregistrement.

3. Une liste de concordances de recherche est considérée comme en vigueur à la date et à l’heure où la recherche est menée à bien dans la base de données du RENBIP provincial ou territorial et non au moment où le rapport de résultats de recherche est créé. La date et l’heure de recherche pour chaque province et territoire sont indiquées dans le rapport de résultats de recherche.

4. Il est recommandé de demander un rapport de résultats de recherche et de confirmer que vous avez bel et bien reçu le rapport complet. Votre recherche vous sera facturée que vous exigiez un rapport de recherche ou non.

5. Le RENBIP conserve une copie permanente de tous les rapports de résultats de recherche créés pour empêcher toute représentation fautive du contenu ou de la précision du Réseau.