Avec ACOL, les gouvernements provinciaux du Canada atlantique sont en train de changer leur façon de faire affaire avec leurs clients. ACOL offre un accès électronique aux bases de données gouvernementales, à partir de votre domicile ou bureau. Vous pouvez rapidement extraire, rechercher, mettre à jour et enregistrer les renseignements qu'il vous faut pour prendre des décisions critiques ou pour vous conformer à la loi. Il est plus facile et plus efficace que jamais auparavant de faire affaire avec le gouvernement!
Sommaire
Alliance stratégiqueLes gouvernements du Canada atlantique, tout comme d'autres juridictions, sont mis au défi d'améliorer l'accès aux services tout en maintenant et même en réduisant les coûts. ACOL aide à relever ce défi en faisant appel aux solutions de gestion et à la technologie du commerce électronique, grâce à une alliance avec le secteur privé permettant aux entreprises et aux citoyens d'accéder à des bases de données créées et gérées par le gouvernement. L'alliance est fondée sur un contrat pluriannuel intervenu entre les premiers ministres du Nouveau-Brunswick, de Terre-Neuve et du Labrador, de la Nouvelle-Écosse et de l'Île-du-Prince-Édouard, et Unisys Canada Inc., le 10 mai 1996, suite à un approvisionnement concurrentiel. Unisys est une société mondiale de gestion de l'information, offrant des solutions de technologie ainsi que des services d'intégration de systèmes, d'impartition et de soutien aux clients des secteurs privé et public. Unisys s'est engagée à investir dans la conception, le développement et la gestion de l'infrastructure commerciale et technologique d'ACOL, et en retour elle a obtenu :
Modèle de gestionPour leur part, les gouvernements ont investi l'information qu'ils mettent à la disposition d'ACOL par l'entremise de contrats de licence, tout en demeurant responsables des données. Les gouvernements et Unisys partagent les recettes générées par les droits que paient les clients pour accéder aux bases de données. Ces droits sont établis conjointement par Unisys et les fournisseurs de bases de données, et peuvent varier selon les politiques statutaires, réglementaires ou provinciales qui limitent la tarification relative à une base de données spécifique.
Objectifs
Devenir un fournisseur de base de données ACOLLes ministères ou organismes gouvernementaux qui veulent permettre l'accès client à leurs bases de données peuvent bénéficier des services suivants d'ACOL pour ce faire : Programme de développement commercial, Services de développement des produits d'information et Services de marketing et de communication. Pour y donner suite, veuillez communiquer avec les personnes-ressources ACOL d'Unisys ou les agents de liaison ACOL de chaque province.
Avantages pour les ministères/organismes du gouvernementTechnologie éprouvée La technologie ACOL a été expressément conçue en vue de permettre un accès électronique aux bases de données du gouvernement pour l'extraction, la recherche et la mise à jour de renseignements, ainsi que l'entrée d'enregistrements. Expertise dans la livraison électronique Cette technologie est combinée à une solide expérience dans la mise en oeuvre de services en ligne et de fonctions d'intégration de systèmes pouvant aider un ministère/organisme à mieux choisir les voies d'accès appropriées avec un plan d'exécution convenable. Situation privilégiée Vu la situation d'ACOL à titre de fournisseur privilégié (non exclusif) de services d'accès à des bases de données, les ministères du gouvernement n'ont pas besoin d'aller en appel d'offres pour les fonctions d'accès électronique. En effet, étant donné qu'ACOL a été choisi par approvisionnement concurrentiel, les ministères peuvent négocier directement pour obtenir un ensemble personnalisé de solutions répondant à leurs besoins particuliers. Les contrats cadres/contrats de licence et annexes modèles fournissent une structure pour aborder et traiter de nombreux problèmes complexes associés à la gestion de l'information, comme le partage des recettes, le traitement de l'impôt, la confidentialité, la propriété intellectuelle, et d'autres modalités d'attribution de licences. Connaissance du marché ACOL se tient au courant des besoins des clients actuels et éventuels du gouvernement au moyen de recherches et de développement continus du marché, notamment de groupes d'étude, de sondages, d'entrevues et de commentaires sollicités de clients. Recherche et développement Un effort continu de recherche et de développement examinant les nouvelles technologies permet d'assurer que l'accès à l'information du gouvernement repose sur la meilleure architecture technique possible. Combinaison unique de compétences Les compétences d'ACOL dans le domaine de la commercialisation et du développement des produits, associées à son savoir-faire en matière de technologie de l'information, permettent d'offrir des services uniques sur le marché. Prototype d'application Un prototype de l'application est disponible pour démontrer les possibilités et fournir une documentation concrète du cycle et du processus de développement des produits. (Exemple : Réseau d'enregistrement des biens personnels.) Génération des recettes ACOL peut procurer de nouvelles sources de recettes non fiscales aux ministères en mettant à profit leurs investissements existants dans les bases de données informatiques. Présence commerciale De même que sont mises au point de nouvelles applications, ainsi continuent d'augmenter la présence commerciale et la clientèle d'ACOL grâce à un programme ciblé de communications et de développement commercial. Occasions d'expansion économique ACOL peut aider à saisir des occasions d'exportation pour les produits et services de technologie de l'information, dans le cadre de son mandat d'encourager et d'appuyer le développement économique dans les industries de l'information. Participation du secteur privé L'équipe d'ACOL fait preuve de compétences appréciables, d'une crédibilité marquée et d'une importante présence commerciale qui peuvent être mises à profit dans l'alliance stratégique d'ACOL. ACOL est à l'écoute des besoins du gouvernement en vue d'améliorer ses initiatives. Le partenariat amène ses aptitudes combinées à chaque occasion d'affaires avec un rapport de risque et de rendement qui peut bénéficier à la fois à ACOL et aux ministères participants, ainsi qu'aux propriétaires des bases de données.
Technologie sous-jacenteLe service ACOL est mis au point et déployé au moyen des solutions gouvernementales e-@ction d'Unisys pour la prestation de services électroniques.
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Étendue du service
Le service ACOL est conçu pour jouer un rôle intégral dans toutes les phases du développement, de la mise en uvre et de l'exploitation d'un système d'accès électronique et de gestion de l'information pour n'importe quelle application de base de données - du développement à la mise en uvre et la gestion du concept.
Accès à l'information publiqueL'accès immédiat à l'information est une pierre angulaire de l'amélioration du service auprès des institutions publiques et privées. ACOL est le lien informatique entre les bases de données du gouvernement et les clients usagers. ACOL est d'abord et avant tout un service régional d'accès électronique à l'information dont peuvent tirer profit les quatre provinces du Canada atlantique pour :
Service axé sur la clientèle Les clients des données gouvernementales - les communautés financière et juridique, les entreprises commerciales, les citoyens, les autres gouvernements et organismes spécialisés - ont généralement besoin d'accéder à une vaste gamme de sources d'information législatives et réglementées dans l'exercice de leurs fonctions. Les besoins de la clientèle, suivant de récentes études de marché, comprennent : l'enregistrement et les permis d'exploitation de commerces; les permis et demandes; les systèmes juridiques et les tribunaux pour les dépositions; l'établissement du rôle et les jugements; les cadastres et les registres des actes de transfert; les évaluations et les impôts fonciers; les registres de biens personnels; les taxes municipales; les achats; l'accès aux autres gouvernements à l'intérieur et à l'extérieur de la région; les sources d'information réglementées dans le secteur privé, telles que les agences d'évaluation du crédit; ainsi que les courtiers en enregistrement des valeurs et en information. Un seul point de service Traditionnellement, l'accès à l'information a été offert sous forme de service au comptoir de bureaux gouvernementaux. ACOL permet aux clients d'effectuer de multiples transactions à partir d'un seul endroit. Voies d'accès multiples L'utilisation d'ordinateurs personnels, de bornes interactives de libre-service et de systèmes interactifs de réponse vocale s'est répandue dans la société. Pour sa part, ACOL supporte de multiples voies d'accès dont la connectivité est gérée par le service plutôt que par l'usager, par exemple :
ACOL supporte de multiples options de connectivité avec les registres gouvernementaux les ordinateurs centraux existants, les systèmes ouverts clients/serveurs, ou une combinaison des deux. Formation La transition d'un système sur papier à un système d'accès électronique signifie la modification des méthodes de travail des principaux intéressés - fournisseurs de bases de données gouvernementales et clients usagers. Cela demande la redéfinition des rôles et des responsabilités des fournisseurs d'information. Là où les fonctions concernaient auparavant l'acceptation et la certification de documents, l'indexation et le stockage de l'information, les nouveaux rôles consistent maintenant à assurer le soutien et la surveillance du système. ACOL assure la formation et le développement de nouvelles compétences en vue de faciliter cette transition, selon les besoins particuliers des intéressés.
Infrastructure de réseau protégé
Le réseau privé ACOL assure sécurité et performance tant pour les fournisseurs de bases de données que pour les clients. Le système est fondé sur un environnement à relais de trames axé sur le protocole TCP/IP. Les clients qui désirent effectuer des transactions de commerce électronique reliées aux bases de données gouvernementales n'ont qu'à se brancher au réseau privé ACOL, soit par l'intermédiaire de leur fournisseur de services Internet.
Fonctionnalité de commerce électroniqueACOL offre la fonctionnalité de commerce électronique pour l'exécution et la gestion efficaces de transactions commerciales livrées par voie électronique, par l'intermédiaire du réseau ACOL. Les usagers anonymes et inscrits peuvent exécuter des transactions à titre d'entreprise ou de citoyen par l'intermédiaire d'ACOL. S'il est un usager inscrit, lorsque le client s'abonne à un service sélectionné, il ouvre un compte dont le solde est positif. On l'avise ensuite des droits imputables avant l'exécution d'une transaction et il a le choix d'accepter ou non. Les droits des transactions exécutées sont automatiquement déduits et les détails indiqués au client.
Fonctions de gestion des recettesSuivi financierLe bureau commercial et financier est le cur de la fonctionnalité de gestion des recettes et de commerce électronique d'ACOL. Il offre des services financiers et de facturation aux partenaires gouvernementaux et aux clients usagers dans un environnement comptable sûr. Les services de recouvrement et de déboursement, y compris la présentation aux clients de relevés détaillés, ainsi que la possibilité d'effectuer des redressements et des annulations, sont des éléments clés du service ACOL intégré. Le bureau commercial et financier fonctionne en temps réel. La comptabilité est mise à jour au fur et à mesure que les transactions facturables sont exécutées, et le compte du client est débité des services procurés aux taux applicables. Le système financier du bureau commercial et financier surveille toutes les transactions quant à leur intégrité et saisit toutes les opérations dans une base de données Oracle. Toutes les transactions sont consignées par l'enregistrement du code de client ACOL et du code de l'usager qui engage les frais de service. Le système est conçu de telle manière à permettre l'acceptation automatique de transfert électronique de fonds et de chèques électroniques. Les cartes de crédit peuvent être utilisées pour garnir le compte d'un client ou comme méthode de paiement pour de nombreuses transactions. Les clients peuvent réviser et imprimer leurs relevés de comptes au besoin. Services bancairesUn service de boîte postale scellée est offert aux clients qui paient par chèque de papier. SécuritéLe bureau commercial et financier est responsable des données démographiques sur les clients et des services de sécurité administrés à l'aide d'un code de client, d'un code d'usager et d'un mot de passe uniques. Il aide les clients à établir les privilèges d'accès, les services et les degrés de sécurité requis pour la fonction qu'ils désirent utiliser.
Centre de soutien à la clientèleLe Centre de soutien à la clientèle est le seul point de contact pour les clients inscrits, les clients potentiels et les fournisseurs d'information gouvernementale d'ACOL. Un numéro sans frais a été établi pour répondre aux demandes de la clientèle gérées par des représentants professionnels du soutien à la clientèle, soucieux d'offrir un service efficace. Les questions peuvent comprendre des demandes générales au sujet du service ACOL, de l'état de compte d'un client, de l'information gouvernementale relative à une base de données ou de problèmes techniques. Chaque demande est saisie dans un système automatisé de gestion des appels, et suivie jusqu'à ce qu'elle soit traitée de façon satisfaisante. Le Centre de soutien à la clientèle est accessible du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 21 h.
Programme de développement commercialLe programme de développement commercial d'ACOL se concentre sur deux points :
Comprendre les besoins informatiques des clients des secteurs commercial et public fait partie intégrante de l'étude de marché en faisant appel à des ressources spécialisées. Les renseignements sur le marché, recueillis au moyen de sondages, de groupes d'étude, d'entrevues avec des clients potentiels et de commentaires sollicités de clients, servent à conceptualiser les produits et services exigés par les clients existants et potentiels. L'équipe de développement commercial travaille avec les propriétaires de bases de données en vue de concevoir et de mettre en uvre des produits et services à un coût concurrentiel.
Services de développement de produits d'informationL'équipe de développement de produits ACOL suit une méthode structurée comprenant plusieurs étapes pour identifier et mettre au point de nouveaux produits et services :
Les fournisseurs et propriétaires de bases de données gouvernementales peuvent participer à ce procédé en :
Marketing et communicationsACOL offre des ressources de marketing et de promotion de ses produits et services d'information. Unisys travaille en collaboration avec ses partenaires pour promouvoir ACOL au gouvernement et pour identifier de nouveaux propriétaires de bases de données, des groupes de clients potentiels et de nouveaux produits d'information à valeur ajoutée. Les activités de promotion peuvent compter notamment :
Les nouveaux services sont annoncés sur le site Web, par des avis aux usagers et par l'intermédiaire de promotions. Le site Web d'ACOL est accessible par Internet à l'aide de logiciels de navigation tels que Netscape Navigator(MC) ou Microsoft Internet Explorer(MC).
Services à la clientèle
Abonnement à ACOLLes produits et services ACOL sont offerts directement au domicile ou au bureau d'un client, à titre d'usager anonyme ou au moyen d'un abonnement. Pour s'abonner, les clients potentiels sont priés de communiquer avec le Centre de soutien à la clientèle en composant le numéro sans frais 1-888-624-ACOL pour obtenir une trousse d'information. Le contenu de cette trousse d'information est également accessible sur ce site Web. La trousse contient de l'information sur le service et les produits ACOL, les options d'abonnement et les procédures d'accès. Les usagers potentiels du système peuvent choisir les options d'abonnement qui répondent le mieux à leurs besoins.
Demande d'abonnement client et Accord financierPour accéder à ACOL à titre d'usagers inscrits à partir de leur domicile ou de leur bureau, les clients potentiels doivent d'abord établir un compte ACOL en remplissant la Demande d'abonnement client et l'Accord financier fournis dans la trousse d'information. Ils doivent ensuite les retourner au bureau commercial et financier avec le dépôt initial. Le bureau commercial et financier vous postera une trousse de bienvenue comprenant tout le nécessaire pour commencer à utiliser le service ACOL.
Préférence linguistiqueACOL est un service bilingue. Le Centre de soutien à la clientèle ACOL et le bureau commercial et financier sont accessibles en français et en anglais. Les clients peuvent entrer leur préférence linguistique pour les écrans de menus et les fichiers d'aide en sélectionnant l'option appropriée. Certains produits et services ACOL peuvent ne pas être offerts à la fois en français et en anglais. Si un service en ligne est offert par un propriétaire de base de données dans une seule langue, cette langue est alors utilisée peu importe la préférence linguistique indiquée.
Avantages pour les clients du gouvernementCommodité une solution de rechange pratique aux visites sur place des bureaux du gouvernement, éliminant les déplacements ainsi que le travail fastidieux des enregistrements sur papier et des recherches manuelles. Efficacité possibilité d'effectuer de multiples transactions au moyen d'une seule interaction, à partir d'un seul point de service. Flexibilité des voies d'accès multiples dont la connectivité est gérée par le service. Choix la possibilité d'accéder à de multiples bases de données dans une ou plusieurs Provinces atlantiques. Accès transparent aux bases de données de la région, peu importe la province ou la source de l'information. Convivialité une interface graphique Windows facile à utiliser, offrant une fonction d'aide intégrée, contribuant à accélérer l'apprentissage et à augmenter la productivité. Efficacité administrative fonctions de facturation automatisée, de transfert électronique de fonds en toute sécurité et de gestion des recettes permettant aux clients de mieux se concentrer sur les besoins de leur clientèle. Présentation uniforme peu importe le produit ou la source d'information. Un seul mot de passe et code d'usager permettant d'accéder à de multiples sources d'information, éliminant la nécessité, la confusion et le risque de gérer plusieurs mots de passe pour divers systèmes. Disponibilité au-delà des heures d'ouverture des bureaux gouvernementaux. Accessibilité un seul point de contact pour tous les renseignements sur les clients, les enregistrements et l'assistance par l'intermédiaire de la ligne sans frais du Centre bilingue de soutien à la clientèle.
Caractéristiques et fonctions standard du systèmeLes caractéristiques et fonctions du système ACOL pour les usagers inscrits ont été conçues de façon à faciliter au maximum l'utilisation et la gestion des comptes des clients et de l'information sur les produits. Connexion à ACOLPour se relier au réseau privé ACOL, il faut une connexion directe par Internet. Ouverture de session ACOLUne fois que vous êtes relié au réseau ACOL par Internet, vous pouvez ouvrir une session. Cette procédure établit une communication sécurisée entre votre ordinateur personnel (PC) et la passerelle du réseau ACOL. Fermeture de session ACOLL'option de fermeture de session met fin à votre session de communication avec ACOL. L'écran de fermeture de session affiche un message pour confirmer que vous avez bel et bien mis fin à votre connexion à ACOL. État d'ACOLÀ l'ouverture d'une session ACOL, le système affiche un écran pour vous informer de l'état des communications de données entre votre PC et ACOL. L'écran d'état d'ACOL fournit des renseignements sur le fonctionnement du module de gestion de session qui accompagne le logiciel ACOL pour assurer des communications de données efficaces et sécurisées. BabillardsLes usagers peuvent consulter les bulletins ACOL en choisissant le lien Babillards dans le site web d'ACOL. Ces bulletins comprennent des avis généraux et des messages reliés aux abonnements. Extraction de rapportsLes usagers peuvent afficher, enregistrer, imprimer ou supprimer des rapports provenant d'ACOL, en choisissant l'option Extraction de rapports dans le menu principal d'ACOL. La fonction d'extraction de rapports est également accessible au moyen d'un bouton de la barre d'outils dans de nombreux écrans d'application. Cette sélection permet d'accéder aux rapports produits par l'un des services optionnels d'ACOL. Les usagers peuvent immédiatement imprimer ou enregistrer un document sur le disque local ou de réseau pour une extraction ultérieure. Certaines fonctions peuvent avoir leurs propres options pour accéder aux rapports. Restauration de mot de passeLes usagers qui ont une autorisation d'accès à titre d'administrateur peuvent restaurer le mot de passe pour un autre usager dans la même organisation, en choisissant l'option Restaurer le mot de passe dans le menu Services aux clients ACOL. Le mot de passe sera restauré à la valeur par défaut définie pour l'organisation. Il est impossible de restaurer le mot de passe d'un usager en communication avec le système. Le mot de passe par défaut pour le compte du client peut seulement être modifié par le Centre de soutien à la clientèle. Modification de mot de passeLes usagers peuvent modifier leur propre mot de passe en choisissant l'option Changer le mot de passe dans le menu Services aux clients ACOL. Le système demande automatiquement que le mot de passe soit modifié au bout de 30 jours. Présentation de chèques électroniquesLes usagers qui sont autorisés à signer des chèques peuvent transférer des fonds d'un compte de banque à leur compte ACOL, en choisissant l'option Chèque électronique dans le menu Services aux clients ACOL. Les fonds transférés sont immédiatement appliqués au compte ACOL. Ces transactions seront inscrites sur le relevé bancaire. Les chèques électroniques figureront sur le relevé de compte ACOL sous forme de crédit. Il n'y a pas de limite quant au nombre de personnes qui peuvent être autorisées à signer des chèques dans une organisation. Demande d'un relevé de compteLes usagers qui ont une autorisation d'accès à titre d'administrateur peuvent générer un rapport sur les activités financières et les transactions d'ACOL, en choisissant l'option Relevé de compte dans le menu Services aux clients ACOL. Pour préciser les activités à inclure dans l'état de compte, les clients doivent d'abord entrer les paramètres du relevé, notamment la période, le code d'usager et la référence du client. La référence du client porte sur un travail ayant pu être effectué pour un compte particulier et fournit une note à titre de référence. Si le champ du code d'usager est laissé en blanc, le relevé de compte détaillera les activités de tous les usagers dans l'organisation. État du compteLes usagers administratifs peuvent consulter l'information sur un compte en choisissant l'option État du compte dans le menu Services aux clients ACOL. Ils peuvent aussi utiliser la fonction d'état du compte pour modifier le montant relié à l'avertissement de seuil monétaire pour le compte. Révision et mise à jour des renseignements sur les usagersTous les usagers peuvent consulter leurs propres renseignements courants. Les usagers administratifs (contact principal et contact) peuvent mettre à jour les renseignements sur les usagers, en choisissant l'option Information sur l'usager dans le menu Services aux clients ACOL. Les usagers administratifs peuvent seulement mettre à jour des renseignements pour les usagers d'un niveau d'autorisation inférieur. |
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